Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải đảm bảo những nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải đảm bảo những nguyên tắc nào?
• Để xác định giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam cần phải căn cứ với các tiêu chuẩn nào?
• Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải đạt yêu cầu nào?
• Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam có bao nhiêu mức?

Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải đảm bảo những nguyên tắc nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 18 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

a) Nguyên tắc chính trị: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm và đường lối của Đảng.

b) Nguyên tắc lịch sử: Tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của Ngành BHXH, vì vậy khi xác định giá trị tài liệu cần đặt tài liệu vào bối cảnh mà tài liệu đó hình thành.

c) Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Không được tách rời từng tài liệu riêng biệt mà phải đặt tài liệu vào mối quan hệ với những tài liệu có liên quan.

…

Như vậy, theo quy định trên thì việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải đảm bảo những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc chính trị: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm và đường lối của Đảng.

- Nguyên tắc lịch sử: Tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của Ngành BHXH, vì vậy khi xác định giá trị tài liệu cần đặt tài liệu vào bối cảnh mà tài liệu đó hình thành.

- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Không được tách rời từng tài liệu riêng biệt mà phải đặt tài liệu vào mối quan hệ với những tài liệu có liên quan

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Để xác định giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam cần phải căn cứ với các tiêu chuẩn nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 18 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

…

3. Để xác định giá trị tài liệu được chính xác, đảm bảo tính khách quan và khoa học cần phải căn cứ đồng thời các tiêu chuẩn sau đây:

a) Nội dung của tài liệu.

b) Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu.

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ.

đ) Hình thức của tài liệu.

e) Tình trạng vật lý của tài liệu.

…

Như vậy, theo quy định trên thì để xác định giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam cần phải căn cứ với các tiêu chuẩn sau:

- Nội dung của tài liệu.

- Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu.

- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.

- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ.

- Hình thức của tài liệu.

- Tình trạng vật lý của tài liệu

Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải đạt yêu cầu nào?

Căn cứ tại khoản 4 Điều 18 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

…

4. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số năm cụ thể.

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

c) Đối với tài liệu điện tử phải đáp ứng các yêu cầu:

- Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

- Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Như vậy, theo quy định trên thì

Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam có bao nhiêu mức?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 19 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về thời hạn bảo quản tài liệu như sau:

Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

2. Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành quy định riêng về thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam.

3. Thời hạn bảo quản tài liệu gồm hai mức sau:

a) Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập khi đến hạn theo quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu và thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

b) Tài liệu bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan để xem xét quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy.

Như vậy, theo quy định trên thì thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam có 2 mức.

- Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập khi đến hạn theo quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu và thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

- Tài liệu bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan để xem xét quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy.