Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bộ Y tế là Văn bản giấy và văn bản điện tử thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bộ Y tế là Văn bản giấy thực hiện như thế nào?
• Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bộ Y tế là văn bản điện tử thực hiện như thế nào?
• Đối với văn bản đến Bộ Y tế vào ngày lễ thì ai có trách nhiệm ký nhận?

Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bộ Y tế là Văn bản giấy thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 15 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành Kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định về việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến như sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Đối với Văn bản giấy:

a) Tiếp nhận văn bản đến: Văn bản đến phải qua Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) để làm thủ tục tiếp nhận, phân loại sơ bộ, đăng ký;

b) Bóc bì văn bản đến: Văn thư Bộ có trách nhiệm bóc bì văn bản đến cơ quan Bộ Y tế (trừ bì có dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, tổ chức đoàn thể trong cơ quan Bộ Y tế) sau đó đóng dấu “ĐẾN”, ghi số và ngày đến;

c) Scan văn bản đến (trừ văn bản mật, đơn thư, hồ sơ cán bộ …) và đăng ký văn bản đến vào hệ thống;

d) Chuyển Lãnh đạo Phòng Hành chính hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ cho ý kiến phân phối văn bản đến.

đ) Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua hệ thống sẽ chuyển văn bản giấy đến các đơn vị được giao chủ trì giải quyết.

e) Đối với văn bản chuyển phát qua mạng không thông qua hệ thống trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký như văn bản giấy. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến ghi số đến và ngày đến và chuyển tới đơn vị có trách nhiệm thực hiện như bản đã nhận trước đó.

...

Theo quy định trên, việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bộ Y tế đối với Văn bản giấy như sau:

- Tiếp nhận văn bản đến: Văn bản đến phải qua Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) để làm thủ tục tiếp nhận, phân loại sơ bộ, đăng ký;

- Bóc bì văn bản đến: Văn thư Bộ có trách nhiệm bóc bì văn bản đến cơ quan Bộ Y tế (trừ bì có dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, tổ chức đoàn thể trong cơ quan Bộ Y tế) sau đó đóng dấu “ĐẾN”, ghi số và ngày đến;

- Scan văn bản đến (trừ văn bản mật, đơn thư, hồ sơ cán bộ …) và đăng ký văn bản đến vào hệ thống;

- Chuyển Lãnh đạo Phòng Hành chính hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ cho ý kiến phân phối văn bản đến.

- Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua hệ thống sẽ chuyển văn bản giấy đến các đơn vị được giao chủ trì giải quyết.

- Đối với văn bản chuyển phát qua mạng không thông qua hệ thống trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký như văn bản giấy. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến ghi số đến và ngày đến và chuyển tới đơn vị có trách nhiệm thực hiện như bản đã nhận trước đó.

Văn bản đến Bộ Y tế (Hình từ Internet)

Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bộ Y tế là văn bản điện tử thực hiện như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 15 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành Kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định về việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến như sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

...

2. Đối với văn bản điện tử:

a) Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản đính kèm, nếu văn bản không đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; File đính kèm không cùng với trích yếu nội dung; bản Scan bị mờ, mất hoặc thiếu trang... thì sẽ bị trả lại nơi gửi

b) Đăng ký, cấp số văn bản đến trên Hệ thống;

c) Chuyển Lãnh đạo Phòng Hành chính hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ cho ý kiến phân phối văn bản đến.

...

Theo quy định trên, việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bộ Y tế đối với văn bản điện tử như sau:

- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản đính kèm, nếu văn bản không đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; File đính kèm không cùng với trích yếu nội dung; bản Scan bị mờ, mất hoặc thiếu trang... thì sẽ bị trả lại nơi gửi

- Đăng ký, cấp số văn bản đến trên Hệ thống;

- Chuyển Lãnh đạo Phòng Hành chính hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ cho ý kiến phân phối văn bản đến.

Đối với văn bản đến Bộ Y tế vào ngày lễ thì ai có trách nhiệm ký nhận?

Theo khoản 4 Điều 15 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành Kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định về việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến như sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

...

4. Đối với văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì Phòng Bảo vệ - Văn phòng Bộ có trách nhiệm ký nhận và chuyển giao cho Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ ngay trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp các văn bản đến khẩn nhân viên Bảo vệ có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.

5. Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ đăng ký riêng.

Như vậy, đối với văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì Phòng Bảo vệ - Văn phòng Bộ có trách nhiệm ký nhận và chuyển giao cho Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

Trong trường hợp các văn bản đến khẩn nhân viên Bảo vệ có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xử lý. Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ đăng ký riêng.