Việc lưu trữ văn bản điện tử đã ký số của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như thế nào? Có thể chuyển đổi thành bản giấy không?

Nội dung chính

• Việc lưu trữ văn bản điện tử đã ký số của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như thế nào?
• Văn bản điện tử đã ký số đang lưu trữ thì có được chuyển đổi thành văn bản giấy không?
• Những văn bản điện tử có chữ ký số chuyển đổi thành văn bản giấy thì cần đáp ứng điều kiện gì?

Việc lưu trữ văn bản điện tử đã ký số của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như thế nào?

Việc lưu trữ văn bản điện tử đã ký số được quy định tại khoản 1 Điều 16 Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 67/QĐ-UBDT năm 2018 như sau:

Lưu trữ, khai thác sử dụng văn bản điện tử đã ký số

1. Lưu trữ văn bản điện tử đã ký số

a) Văn bản điện tử đã ký số khi lưu trữ phải là dạng nguyên bản, không bị thay đổi sai lệch theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

b) Văn bản điện tử đã ký số phải được lưu trữ có tổ chức, khoa học đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng và thuận tiện.

c) Văn bản điện tử đã ký số sau khi nhận phải thực hiện sao lưu định kỳ sang các thiết bị lưu trữ chuyên dùng như ổ đĩa cứng, đĩa từ... và phải được cất giữ tại nơi đảm bảo về an toàn, an ninh.

d) Mỗi cơ quan, đơn vị phải thực hiện xây dựng danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan. Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng.

...

Như vậy, theo quy định, việc lưu trữ văn bản điện tử đã ký số của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như sau:

(1) Văn bản điện tử đã ký số khi lưu trữ phải là dạng nguyên bản, không bị thay đổi sai lệch theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

(2) Văn bản điện tử đã ký số phải được lưu trữ có tổ chức, khoa học đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng và thuận tiện.

(3) Văn bản điện tử đã ký số sau khi nhận phải thực hiện sao lưu định kỳ sang các thiết bị lưu trữ chuyên dùng như ổ đĩa cứng, đĩa từ,... và phải được cất giữ tại nơi đảm bảo về an toàn, an ninh.

(4) Mỗi cơ quan, đơn vị phải thực hiện xây dựng danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan.

Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng.

Việc lưu trữ văn bản điện tử đã ký số của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như thế nào? (Hình từ Internet)

Văn bản điện tử đã ký số đang lưu trữ thì có được chuyển đổi thành văn bản giấy không?

Việc chuyển đổi văn bản điện tử được quy định tại khoản 2 Điều 16 Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 67/QĐ-UBDT năm 2018 như sau:

Lưu trữ, khai thác sử dụng văn bản điện tử đã ký số

...

2. Khai thác, sử dụng văn bản điện tử lưu trữ

a) Văn bản điện tử đã ký số đang lưu trữ được chuyển đổi thành văn bản giấy để phục vụ cho công tác chuyên môn của các cơ quan, đơn vị (nếu cần thiết). Chỉ những văn bản điện tử có chữ ký số đáp ứng Điều 15 Quy chế này mới đủ điều kiện chuyển đổi thành văn bản giấy. Đơn vị thực hiện chuyển đổi văn bản điện tử thành văn bản giấy phải đóng thêm dấu xác nhận của đơn vị. Bản in của văn bản điện tử có chữ ký số sau khi chuyển đổi thành văn bản giấy có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký tay và con dấu.

b) Khi chuyển tiếp văn bản điện tử đã ký số sang cơ quan khác thì văn bản điện tử đó có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy khi giao dịch trên môi trường mạng qua các hệ thống thông tin.

c) Việc khai thác sử dụng văn bản điện tử đã ký số phải tuân thủ theo các quy định về quản lý, lưu trữ văn bản điện tử.

Như vậy, theo quy định, văn bản điện tử đã ký số đang lưu trữ có thể được chuyển đổi thành văn bản giấy để phục vụ cho công tác chuyên môn của các cơ quan, đơn vị nếu cần thiết.

Những văn bản điện tử có chữ ký số chuyển đổi thành văn bản giấy thì cần đáp ứng điều kiện gì?

Điều kiện chuyển đổi văn bản điện tử được quy định tại khoản 2 Điều 16 Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 67/QĐ-UBDT năm 2018 như sau:

Lưu trữ, khai thác sử dụng văn bản điện tử đã ký số

...

2. Khai thác, sử dụng văn bản điện tử lưu trữ

a) Văn bản điện tử đã ký số đang lưu trữ được chuyển đổi thành văn bản giấy để phục vụ cho công tác chuyên môn của các cơ quan, đơn vị (nếu cần thiết). Chỉ những văn bản điện tử có chữ ký số đáp ứng Điều 15 Quy chế này mới đủ điều kiện chuyển đổi thành văn bản giấy. Đơn vị thực hiện chuyển đổi văn bản điện tử thành văn bản giấy phải đóng thêm dấu xác nhận của đơn vị. Bản in của văn bản điện tử có chữ ký số sau khi chuyển đổi thành văn bản giấy có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký tay và con dấu.

...

Đồng thời, căn cứ Điều 15 Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 67/QĐ-UBDT năm 2018 quy định về kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử như sau:

Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử

Khi nhận văn bản điện tử được ký số, Văn thư phải sử dụng phần mềm ký số đã được Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp để kiểm tra tính xác thực của chữ ký số, các thông tin trên chữ ký số cần kiểm tra gồm có:

1. Thông tin chữ ký hợp lệ;

2. Nội dung đã ký số chưa bị thay đổi;

3. Chứng thư số hợp lệ;

4. Dấu thời gian trên chữ ký hợp lệ.

Trường hợp một trong các nội dung nêu trên được phát hiện là không hợp lệ thì văn bản điện tử được coi là không có giá trị.

Như vậy, theo quy định, những văn bản điện tử có chữ ký số phải đáp ứng điều kiện về kiểm tra tính hợp lệ thì mới được chuyển đổi thành văn bản giấy. Đơn vị thực hiện chuyển đổi văn bản điện tử thành văn bản giấy phải đóng thêm dấu xác nhận của đơn vị.

Lưu ý: Bản in của văn bản điện tử có chữ ký số sau khi chuyển đổi thành văn bản giấy có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký tay và con dấu.