Việc chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc nhằm mục đích gì? Chỉnh lý tài liệu của Ủy ban Dân tộc được tiến hành bao nhiêu bước?

Nội dung chính

• Việc chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc nhằm mục đích gì?
• Việc chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc thực hiện theo nguyên tắc nào?
• Tài liệu sau khi chỉnh lý để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc phải đạt được yêu cầu nào?
• Chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc được tiến hành bao nhiêu bước?

Việc chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc nhằm mục đích gì?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 5 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về chỉnh lý hồ sơ tài liệu như sau:

Chỉnh lý hồ sơ tài liệu

…

2. Chỉnh lý tài liệu nhằm phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong Ủy ban theo một phương án khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

...

Như vậy, thì chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc nhằm mục đích là phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong Ủy ban theo một phương án khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ;

Đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Việc chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc thực hiện theo nguyên tắc nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 5 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về chỉnh lý hồ sơ tài liệu như sau:

Chỉnh lý hồ sơ tài liệu

…

3. Nguyên tắc chỉnh lý:

a) Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng Vụ, đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

b) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu.

…

Như vậy, theo quy định trên thì việc chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc thực hiện theo nguyên tắc sau:

- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng Vụ, đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

- Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu

Tài liệu sau khi chỉnh lý để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc phải đạt được yêu cầu nào?

Căn cứ tại khoản 4 Điều 5 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về chỉnh lý hồ sơ tài liệu như sau:

Chỉnh lý hồ sơ tài liệu

…

4. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưa vào kho.

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

d) Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.

đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.

…

Như vậy, theo quy định trên thì tài liệu sau khi chỉnh lý để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc phải đạt được yêu cầu sau:

- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.

- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưa vào kho.

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.

Chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc được tiến hành bao nhiêu bước?

Căn cứ tại Điều 5 Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy ban hành kèm theo Quyết định 128/QĐ-VTLTNN năm 2009, có quy định như sau:

5. NỘI DUNG

…

5.2. Mô tả chi tiết

Bước 1. Giao, nhận tài liệu

Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

- Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);

- Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03);

- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04);

- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05).

Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

- Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ

- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

- Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)

Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước 11. Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường số 10 của phiếu tin

b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn

c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

a) Vệ sinh tài liệu

b) Tháo bỏ ghim kẹp

c) Làm phẳng tài liệu

d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)

Nhãn hộp (BM-CLTLG-07)

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Bước 21. Lập mục lục hồ sơ

a) Viết lời nói đầu

b) Lập các bản tra cứu bổ trợ

c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).

Bước 22. Xử lý tài liệu loại

a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08)

b) Viết thuyết minh tài liệu loại

c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)

d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có).

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông

b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.

Như vậy, thì việc chỉnh lý tài liệu để lưu trữ của Ủy ban Dân tộc được tiến hành 23 bước được thực hiện theo quy định như trên.