Việc cập nhật hồ sơ điện tử công chức thuộc Bộ Tư pháp khi có sự thay đổi thông tin trên cơ sở giấy tờ do cơ quan nào thực hiện?

Nội dung chính

• Việc cập nhật hồ sơ điện tử công chức thuộc Bộ Tư pháp khi có sự thay đổi thông tin trên cơ sở giấy tờ do cơ quan nào thực hiện?
• Trường hợp công chức có sự thay đổi về quan hệ gia đình thì có cần cung cấp thông tin để cập nhật hồ sơ điện tử hay không?
• Công chức bị kỷ luật buộc thôi việc thì hồ sơ điện tử của công chức đó có được lưu trữ trên phần mềm quản lý hồ sơ hay không?

Việc cập nhật hồ sơ điện tử công chức thuộc Bộ Tư pháp khi có sự thay đổi thông tin trên cơ sở giấy tờ do cơ quan nào thực hiện?

Căn cứ khoản 2 Điều 19 Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định 1818/QĐ-BTP năm 2020 quy định về việc lập mới, cập nhật, sửa chữa hồ sơ điện tử công chức như sau:

Lập mới, cập nhật, sửa chữa hồ sơ điện tử công chức, viên chức

...

2. Cập nhật hồ sơ điện tử công chức, viên chức

a) Đối với thông tin thay đổi trên cơ sở giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài ban hành như các quyết định về đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng lương, nhận xét đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, kết luận về những vấn đề liên quan đến cá nhân và gia đình công chức, viên chức thì cơ quan quản lý hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử của người đó trong vòng 15 ngày, kể từ ngày tiếp nhận tài liệu.

b) Các thông tin về thi đua, khen thưởng ở mức cao (danh hiệu thi đua từ Chiến sỹ thi đua cấp bộ ngành trở lên; hình thức khen thưởng từ Bằng khen Bộ trưởng trở lên) của công chức, viên chức thì Vụ Thi đua - Khen thưởng chịu trách nhiệm cập nhật trên phần mềm thi đua-khen thưởng trong vòng 15 ngày kể từ ngày ban hành văn bản, quyết định.

...

Như vậy, trong trường hợp công chức có sự thay đổi thông tin trên cơ sở giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài ban hành thì cơ quan quản lý hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử của người đó trong vòng 15 ngày, kể từ ngày tiếp nhận tài liệu.

Việc cập nhật hồ sơ điện tử công chức thuộc Bộ Tư pháp khi có sự thay đổi thông tin trên giấy tờ do cơ quan nào thực hiện? (Hình từ Internet)

Trường hợp công chức có sự thay đổi về quan hệ gia đình thì có cần cung cấp thông tin để cập nhật hồ sơ điện tử hay không?

Căn cứ khoản 2 Điều 19 Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định 1818/QĐ-BTP năm 2020 quy định về việc lập mới, cập nhật, sửa chữa hồ sơ điện tử công chức như sau:

Lập mới, cập nhật, sửa chữa hồ sơ điện tử công chức, viên chức

...

2. Cập nhật hồ sơ điện tử công chức, viên chức

...

b) Các thông tin về thi đua, khen thưởng ở mức cao (danh hiệu thi đua từ Chiến sỹ thi đua cấp bộ ngành trở lên; hình thức khen thưởng từ Bằng khen Bộ trưởng trở lên) của công chức, viên chức thì Vụ Thi đua - Khen thưởng chịu trách nhiệm cập nhật trên phần mềm thi đua-khen thưởng trong vòng 15 ngày kể từ ngày ban hành văn bản, quyết định.

c) Đối với thông tin thay đổi từ phía cá nhân công chức, viên chức bao gồm lý lịch, quan hệ xã hội, quan hệ gia đình, tài sản, thu nhập thì công chức, viên chức có trách nhiệm cung cấp cho cơ quan quản lý hồ sơ để cập nhật và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, nhất quán của thông tin do mình cung cấp. Việc cập nhật được thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý hồ sơ nhận được thông tin do công chức, viên chức cung cấp.

3. Sửa chữa hồ sơ điện tử công chức, viên chức

Trường hợp phát hiện thông tin trong hồ sơ điện tử không thống nhất với hồ sơ giấy thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức phải cập nhật, bổ sung, sửa chữa theo hồ sơ giấy và rà soát, kiểm tra, phê duyệt trước khi sử dụng.

Như vậy, đối với thông tin thay đổi từ phía cá nhân công chức về quan hệ gia đình thì công chức đó có trách nhiệm cung cấp cho cơ quan quản lý hồ sơ để cập nhật hồ sơ điện tử công chức.

Đồng thời, công chức đó phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, nhất quán của thông tin do mình cung cấp.

Công chức bị kỷ luật buộc thôi việc thì hồ sơ điện tử của công chức đó có được lưu trữ trên phần mềm quản lý hồ sơ hay không?

Căn cứ khoản 3 Điều 23 Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định 1818/QĐ-BTP năm 2020 quy định về việc chuyển, tiếp nhận hồ sơ điện tử như sau:

Chuyển, tiếp nhận hồ sơ điện tử

1. Trường hợp công chức, viên chức được bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, chuyển đổi công tác đến cơ quan, đơn vị khác thuộc Bộ mà dẫn tới việc thay đổi về thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức thì cùng với việc chuyển giao hồ sơ giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Quy chế này, cơ quan đang quản lý hồ sơ công chức, viên chức có văn bản gửi Cục Công nghệ thông tin đề nghị chuyển giao quyền truy cập tài khoản hồ sơ điện tử của công chức, viên chức sang cơ quan, đơn vị mới có thẩm quyền quản lý.

2. Trường hợp tiếp nhận công chức, viên chức từ cơ quan ngoài Bộ Tư pháp thì trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận chuyển giao hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ điện tử của công chức, viên chức, phê duyệt, lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ.

3. Trường hợp công chức, viên chức được biệt phái; thuyên chuyển đến cơ quan, đơn vị khác của nhà nước; nghỉ hưu; chuyển công tác ra khỏi cơ quan, đơn vị của nhà nước; thôi việc; bị kỷ luật buộc thôi việc; chết thì hồ sơ điện tử của công chức, viên chức đó vẫn được lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ.

Như vậy, theo quy định, trường hợp công chức bị kỷ luật buộc thôi việc thì hồ sơ điện tử của công chức đó vẫn được lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ.