Việc cấp mới hộp thư điện tử công vụ cho cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Việc cấp mới hộp thư điện tử công vụ cho cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch được thực hiện như thế nào?
• Mẫu đề nghị cấp hộp thư điện tử công vụ cho cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch mới nhất hiện nay?
• Cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch khi sử dụng hộp thư điện tử cá nhân phải có trách nhiệm như thế nào?

Việc cấp mới hộp thư điện tử công vụ cho cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch được thực hiện như thế nào?

Theo các khoản 1, khoản 4 Điều 2 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 giải thích:

Hộp thư điện tử: Là dịch vụ thư điện tử trên mạng máy tính, Internet nhằm cung cấp cho người dùng một phương tiện để gửi, nhận thư điện tử.

...

Hộp thư điện tử công vụ cá nhân: Là hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ cấp cho cá nhân.

Theo khoản 2 Điều 1 Quy chế Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 thì cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, đơn vị sau đây gọi là cá nhân.

Căn cứ theo Điều 6 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 quy định như sau:

Cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử

1. Khi có yêu cầu cấp mới, thay đổi hoặc thu hồi hộp thư điện tử công vụ của tổ chức hoặc cá nhân thuộc quyền quản lý của tổ chức thì tổ chức gửi văn bản đề nghị đến Trung tâm Công nghệ thông tin.

2. Cơ quan, đơn vị có yêu cầu cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử gửi thông báo tới Trung tâm Công nghệ thông tin bằng văn bản để được giải quyết theo quy định.

3. Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư cá nhân như sau:

a) Trường hợp cá nhân mới được tuyển dụng, tiếp nhận từ cơ quan, đơn vị ngoài Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: sau khi có Quyết định tuyển dụng tiếp nhận cán bộ, cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân đó gửi công văn đề nghị tới Trung tâm Công nghệ thông tin để được tạo lập hộp thư điện tử cá nhân tương ứng.

b) Trường hợp cá nhân thuyên chuyển công tác giữa các cơ quan, đơn vị trong Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: cơ quan, đơn vị tiếp nhận cá nhân đó gửi công văn thông báo tới Trung tâm Công nghệ thông tin để cập nhật thông tin.

c) Trường hợp cá nhân nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác ra khỏi Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân đó gửi công văn thông báo tới Trung tâm Công nghệ thông tin thời điểm chính thức bắt đầu nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác của cá nhân để thực hiện thu hồi hộp thư điện tử.

4. Sau khi nhận được hộp thư điện tử, người sử dụng phải tiến hành đăng nhập hệ thống và thực hiện ngay việc thay đổi mật khẩu mới.

Theo đó, khi có yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử công vụ của cá nhân thuộc quyền quản lý của tổ chức thì tổ chức gửi văn bản đề nghị đến Trung tâm Công nghệ thông tin.

Cơ quan, đơn vị có yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử gửi thông báo tới Trung tâm Công nghệ thông tin bằng văn bản để được giải quyết theo quy định.

Quy trình cấp mới hộp thư cá nhân như sau:

- Trường hợp cá nhân mới được tuyển dụng, tiếp nhận từ cơ quan, đơn vị ngoài Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch: sau khi có Quyết định tuyển dụng tiếp nhận cán bộ, cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân đó gửi công văn đề nghị tới Trung tâm Công nghệ thông tin để được tạo lập hộp thư điện tử cá nhân tương ứng.

Lưu ý: Sau khi nhận được hộp thư điện tử, người sử dụng phải tiến hành đăng nhập hệ thống và thực hiện ngay việc thay đổi mật khẩu mới.

Cấp mới hộp thư điện tử công vụ (Hình từ Internet)

Mẫu đề nghị cấp hộp thư điện tử công vụ cho cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch mới nhất hiện nay?

Căn cứ theo Mẫu số 1 Ban hành kèm theo Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 như sau:

Tải mẫu đề nghị cấp hộp thư điện tử công vụ cho cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch mới nhất 2023 tại đây:

Tải về.

Cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch khi sử dụng hộp thư điện tử cá nhân phải có trách nhiệm như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 quy định như sau:

Sử dụng hộp thư điện tử

1. Cá nhân sử dụng hộp thư cá nhân được cấp khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm, công việc được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi đi từ hộp thư này.

2. Cơ quan, đơn vị sử dụng hộp thư đơn vị cho mục đích giao dịch hành chính với tư cách cơ quan.

3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể ủy quyền, phân công một cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong tổ chức của mình quản lý, sử dụng hộp thư đơn vị. Cá nhân này có trách nhiệm:

a) Thực hiện mở hộp thư đơn vị ít nhất 03 lần mỗi ngày làm việc: vào đầu giờ sáng, cuối giờ sáng và cuối giờ chiều.

b) Báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và các cá nhân có liên quan được biết về tình trạng gửi nhận thư điện tử bao gồm: thời điểm gửi, nhận, các xác nhận, phản hồi của bên nhận.

c) Khi nhận được văn bản, hồ sơ, tài liệu dạng điện tử qua hộp thư đơn vị, kịp thời chuyển vào hệ thống quản lý văn bản điều hành của Bộ, trình tự xử lý văn bản, hồ sơ, tài liệu này giống như trường hợp tiếp nhận văn bản đến trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ.

d) Khi việc ủy quyền, phân công hết hiệu lực, thực hiện bàn giao nguyên trạng hộp thư điện tử cùng mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu cho cá nhân được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ định.

Theo đó, cá nhân hay cán bộ, công chức, viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch sử dụng hộp thư cá nhân được cấp khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm, công việc được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi đi từ hộp thư này.

Đồng thời, trách nhiệm của cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ được quy định tại Điều 11 Quy chế Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 cụ thể:

Trách nhiệm của cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ

1. Chấp hành các quy định của pháp luật về thư điện tử, các quy định trong Quy chế này và các hướng dẫn của Trung tâm Công nghệ thông tin về sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.

2. Bảo vệ tài khoản thư điện tử, không để người khác sử dụng hộp thư cá nhân của mình; định kỳ thay đổi mật khẩu; trường hợp bị mất mật khẩu phải báo ngay về Trung tâm Công nghệ thông tin để thay đổi mật khẩu mới.

3. Chịu trách nhiệm lưu trữ các dữ liệu thư điện tử trong hộp thư cá nhân; thực hiện nghiêm túc các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.

4. Không sử dụng hộp thư điện tử được cấp để đăng ký các dịch vụ trực tuyến trên Internet như: đăng ký tài khoản mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn công cộng.

5. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, có virus, thư rác hoặc chứa mã độc gây nguy cơ phát tán lớn phải xóa bỏ; có lỗi hoặc gặp sự cố trong quá trình sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ thì báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và thông báo về Trung tâm Công nghệ thông tin để kịp thời xử lý.