Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng được quy định thế nào? Cung cấp chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện khi nào?

Nội dung chính

• Việc bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng được quy định thế nào?
• Lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện như thế nào?
• Cung cấp chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện khi nào?

Việc bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng được quy định thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 13 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN quy định về bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng như sau:

Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng

1. Bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng

a. Chứng từ kế toán phải được các ngân hàng quản lý, bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Người làm công tác kế toán có trách nhiệm quản lý, bảo quản chứng từ kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

b. Việc phân loại, sắp xếp, đóng gói, bảo quản chứng từ kế toán tại ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định, đảm bảo quản lý chặt chẽ và thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ:

- Đối với chứng từ bằng giấy: Hàng ngày, các chứng từ kế toán sau khi đã được sử dụng để ghi chép vào sổ kế toán và đối chiếu khớp đúng giữa các phần hành kế toán, phải được tập hợp kịp thời, đầy đủ để phân loại, sắp xếp, đánh số theo thứ tự lớn dần của các số tự nhiên liên tục từ số 01, 02,…, n, đóng thành tập Nhật ký chứng từ gọn gàng, chắc chắn để bảo quản. Nhật ký chứng từ kế toán được đóng thành tập riêng theo ngày (trường hợp chứng từ trong ngày phát sinh quá nhiều hoặc quá ít thì tùy theo số lượng chứng từ để xác định số tập chứng từ cần đóng cho phù hợp). Ngoài bìa mỗi tập ghi: tên tập chứng từ; ngày, tháng, năm của chứng từ; số lượng chứng từ trong tập; họ và tên người đóng và đánh số nhật ký chứng từ.

- Chứng từ điện tử phải được bảo quản theo quy định của Pháp luật

c. Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán được lưu tại bộ phận kế toán không quá 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó phải chuyển vào kho lưu trữ, bảo quản theo quy định.

d. Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mất mát. Các ấn chỉ quan trọng có giá trị như tiền phải được quản lý như tiền.

...

Theo quy định trên, chứng từ kế toán phải được các ngân hàng quản lý, bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Người làm công tác kế toán có trách nhiệm quản lý, bảo quản chứng từ kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

Việc bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 13 nêu trên.

Chứng từ kế toán ngân hàng (Hình từ Internet)

Lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 13 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN quy định về lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng như sau:

Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng

...

2. Lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng

a. Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng hướng dẫn việc tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và phải chịu trách nhiệm về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của chứng từ kế toán lưu trữ .

b. Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp chứng từ kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại thì ngân hàng phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp.

c. Các nội dung khác về lưu trữ chứng từ kế toán như: nơi lưu trữ, thời điểm và thời hạn lưu trữ, tiêu hủy chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ…. được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định hướng dẫn Luật Kế toán và quy định của Ngân hàng Nhà nước về lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán.

Theo đó, Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng hướng dẫn việc tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị mình.

Việc tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và phải chịu trách nhiệm về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của chứng từ kế toán lưu trữ .

Cung cấp chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện khi nào?

Theo quy định tại Điều 14 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN về cung cấp chứng từ kế toán ngân hàng như sau:

Cung cấp chứng từ kế toán ngân hàng

1. Việc cung cấp chứng từ kế toán cho các cơ quan thẩm quyền để điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định tại các ngân hàng được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Ngân hàng Nhà nước. Quá trình điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chứng từ kế toán phải có sự chứng kiến của thủ kho lưu trữ (nếu chứng từ đang bảo quản tại kho lưu trữ), trưởng kế toán ngân hàng hoặc người được ủy quyền.Việc đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chứng từ kế toán chỉ được tiến hành ở nơi quy định tại trụ sở làm việc của ngân hàng có chứng từ liên quan. Trong quá trình điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chứng từ kế toán, nếu ai làm hư hỏng, mất hoặc tẩy xoá sửa chữa chứng từ gốc thì phải lập biên bản, làm rõ trách nhiệm và xử lý theo pháp luật.

2. Chỉ có cơ quan có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán ngân hàng. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Trường hợp niêm phong thì cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Như vậy, việc cung cấp chứng từ kế toán cho các cơ quan thẩm quyền để điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định tại các ngân hàng được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Ngân hàng Nhà nước.