Việc bảo quản hồ sơ và tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân cần đảm bảo những yêu cầu gì?

Nội dung chính

• Việc bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án cần đảm bảo những yêu cầu gì?
• Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm gì trong việc bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ?
• Người làm công tác lưu trữ trong Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm gì trong việc bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ?

Việc bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án cần đảm bảo những yêu cầu gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 27 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Việc bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu sau:

a) Các đơn vị và công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan để bảo quản tập trung trong kho Lưu trữ cơ quan.

b) Kho Lưu trữ cơ quan phải được bố trí theo đúng tiêu chuẩn, được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu; đảm bảo đủ các yêu cầu về kỹ thuật theo quy định của Bộ Nội vụ.

c) Công tác kiểm tra kho phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ; kiểm tra sau những trận mưa to, kéo dài hoặc sau những ngày nghỉ cuối tuần, sau những đợt nghỉ lễ.

c) Kho, giá và hộp đựng hồ sơ, tài liệu được vệ sinh định kỳ. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khử trùng và đặt thuốc chống mối, mọt, côn trùng định kỳ.

...

Theo đó, việc bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án phải đảm bảo yêu cầu sau:

- Các đơn vị và công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan để bảo quản tập trung trong kho Lưu trữ cơ quan.

- Kho Lưu trữ cơ quan phải được bố trí theo đúng tiêu chuẩn, được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu; đảm bảo đủ các yêu cầu về kỹ thuật theo quy định của Bộ Nội vụ.

- Công tác kiểm tra kho phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ; kiểm tra sau những trận mưa to, kéo dài hoặc sau những ngày nghỉ cuối tuần, sau những đợt nghỉ lễ.

- Kho, giá và hộp đựng hồ sơ, tài liệu được vệ sinh định kỳ. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khử trùng và đặt thuốc chống mối, mọt, côn trùng định kỳ.

Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm gì trong việc bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 27 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

...

2. Vụ trưởng Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao và Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm: Chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ như: các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật; phòng, chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu; thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu lưu trữ trong kho như: duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng để bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. Kiểm tra, vệ sinh định kỳ, đột xuất kho và tài liệu lưu trữ.

Theo quy định trên, Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm:

- Chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ như: các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật; phòng, chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu;

- Đồng thời, thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu lưu trữ trong kho như: duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng để bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

- Và kiểm tra, vệ sinh định kỳ, đột xuất kho và tài liệu lưu trữ.

Người làm công tác lưu trữ trong Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm gì trong việc bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 27 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định về trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ.

Theo đó, người làm công tác lưu trữ có các trách nhiệm sau:

- Thực hiện đúng các quy định của pháp luật và Quy chế này về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ;

- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ;

- Đảm bảo các hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho được để trong hộp hoặc cặp, có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.

- Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu và kịp thời báo cáo, đề xuất với người có thẩm quyền biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ.