Văn phòng công chứng tư nhân phải lưu trữ hồ sơ công chứng tại trụ sở của mình ít nhất là bao nhiêu năm?

Nội dung chính

• Văn phòng công chứng tư nhân phải lưu trữ hồ sơ công chứng tại trụ sở của mình ít nhất là bao nhiêu năm?
• Văn phòng công chứng tư nhân chấm dứt hoạt động thì phải xử lý hồ sơ công chứng như thế nào?
• Thực hiện bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp được Sở Tư pháp chỉ định như thế nào?

Văn phòng công chứng tư nhân phải lưu trữ hồ sơ công chứng tại trụ sở của mình ít nhất là bao nhiêu năm?

Văn phòng công chứng (Hình từ Internet)

Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Theo đó thì văn phòng công chứng tư nhân phải lưu trữ hồ sơ công chứng tại trụ ở của mình ít nhất là 20 năm.

Với hồ sơ được quy định tại Điều 63 Luật Công chứng 2014 gồm có: phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

Văn phòng công chứng tư nhân chấm dứt hoạt động thì phải xử lý hồ sơ công chứng như thế nào?

Tại khoản 5 Điều 64 Luật Công chứng 2014 hướng dẫn xử lý hồ sơ công chứng trong trường hợp văn phòng công chứng tư nhân chấm dứt hoạt động như sau:

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

...

5. Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Theo đó thì khi chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng tư nhân phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Trường hợp không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng tư nhân chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Thực hiện bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp được Sở Tư pháp chỉ định như thế nào?

Trường hợp Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng tư nhân khác tiếp nhận hồ sơ công chứng thì thực hiện bàn giao hồ sơ theo Điều 21 Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định như sau:

Bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ

1. Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không thỏa thuận được với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng trước khi có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc ra quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

2. Chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc bàn giao hồ sơ phải có sự tham gia của Hội công chứng viên đối với địa phương đã có Hội công chứng viên và được lập thành biên bản, có chữ ký, đóng dấu của Sở Tư pháp và các bên tham gia; trường hợp bên giao hồ sơ không ký thì ghi rõ vào biên bản.

3. Trong trường hợp cá nhân, tổ chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng mà không bàn giao hoặc không thể bàn giao vì lý do chính đáng thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tại địa phương tổ chức bàn giao hồ sơ cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải lập thành biên bản theo quy định tại khoản 2 Điều này.