Văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ có giá trị pháp lý như văn bản gốc không?

Nội dung chính

• Văn bản nào được phát hành văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ kèm theo văn bản giấy?
• Văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ được định dạng tệp dữ liệu như thế nào?
• Văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ có giá trị pháp lý như văn bản gốc không?

Văn bản nào được phát hành văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ kèm theo văn bản giấy?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 7 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 1791/QĐ-BKHCN năm 2021, có quy định về các loại văn bản điện tử như sau:

Các loại văn bản điện tử

1. Văn bản thuộc Danh mục quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Quy chế này phải được tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống, trừ trường hợp Bên nhận chưa đáp ứng được yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối để gửi, nhận văn bản điện tử.

2. Văn bản thuộc Danh mục quy định tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo Quy chế này sẽ tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống kèm theo văn bản giấy, cụ thể:

a) Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ;

b) Thông tư, Thông tư liên tịch: gửi văn bản điện tử đến các cơ quan để thực hiện; gửi văn bản giấy đến cơ quan kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; cơ quan đăng công báo, đăng trên cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật;

c) Văn bản có tính pháp lý liên quan đến đơn vị và cá nhân: tổ chức, nhân sự, thi đua khen thưởng, phân bổ ngân sách, vốn, đấu thầu, tài chính... phải sử dụng văn bản giấy đóng dấu đỏ theo quy định.

d) Văn bản nghiệp vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản được phát hành văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ kèm theo văn bản giấy gồm:

- Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ;

- Thông tư, Thông tư liên tịch: gửi văn bản điện tử đến các cơ quan để thực hiện; gửi văn bản giấy đến cơ quan kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; cơ quan đăng công báo, đăng trên cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật;

- Văn bản có tính pháp lý liên quan đến đơn vị và cá nhân: tổ chức, nhân sự, thi đua khen thưởng, phân bổ ngân sách, vốn, đấu thầu, tài chính... phải sử dụng văn bản giấy đóng dấu đỏ theo quy định;

- Văn bản nghiệp vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Văn bản điện tử (Hình từ Internet)

Văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ được định dạng tệp dữ liệu như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 8 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 1791/QĐ-BKHCN năm 2021, có quy định về khuôn dạng của văn bản điện tử như sau:

Khuôn dạng của văn bản điện tử

...

2. Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử:

Văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, cụ thể:

a) Văn bản điện tử được tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.txt). (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.pdf);

b) Văn bản điện tử số hoá dạng ảnh quét, được số hóa từ bản gốc văn bản giấy sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf);

c) Việc lựa chọn định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử phải bảo đảm việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một cách tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho phép việc thực hiện chuyển đổi sang văn bản giấy phản ảnh toàn vẹn nội dung của văn bản điện tử được chuyển đổi.

...

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ được định dạng tệp dữ liệu như sau:

- Văn bản điện tử được tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.txt). (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.pdf);

- Văn bản điện tử số hoá dạng ảnh quét, được số hóa từ bản gốc văn bản giấy sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf);

- Việc lựa chọn định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử phải bảo đảm việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một cách tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho phép việc thực hiện chuyển đổi sang văn bản giấy phản ảnh toàn vẹn nội dung của văn bản điện tử được chuyển đổi.

Văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ có giá trị pháp lý như văn bản gốc không?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 9 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 1791/QĐ-BKHCN năm 2021, có quy định như sau:

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử đã được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của Bộ, đơn vị theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua Hệ thống có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước (sau đây gọi là Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg).

2. Tất cả các ý kiến đề xuất, trao đổi, ý kiến phối hợp, chỉ đạo trên Hệ thống có giá trị như văn bản giấy trong nội bộ Bộ Khoa học và Công nghệ.

3. Các văn bản, tài liệu điện tử được đưa lên và lưu trữ trên Hệ thống khi tham khảo trực tiếp hoặc chuyển đổi thành văn bản giấy sẽ có giá trị tương đương với bản gốc khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn thông tin.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử được đưa lên và lưu trữ trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ khi tham khảo trực tiếp hoặc chuyển đổi thành văn bản giấy sẽ có giá trị tương đương với bản gốc khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn thông tin.