Văn bản điện tử đi của Tổng cục Thuế được quản lý theo nguyên tắc nào? Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có cần phải gửi ngay trong ngày ký văn bản không?

Nội dung chính

• Văn bản điện tử đi của Tổng cục Thuế được quản lý theo nguyên tắc nào?
• Tổ chức nào có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức của văn bản điện tử đi của Tổng cục Thuế trước khi phát hành?
• Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có cần phải gửi ngay trong ngày ký văn bản không?

Văn bản điện tử đi của Tổng cục Thuế được quản lý theo nguyên tắc nào?

Căn cứ tại Điều 17 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi như sau:

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi

1. Tất cả văn bản đi do cơ quan Thuế phát hành phải được đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

2. Số của một văn bản đi do hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo ra theo các quy định hiện hành về công tác văn thư và là duy nhất trong hệ thống của đơn vị.

3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.

4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng và đúng cấu trúc tệp dữ liệu chứa văn bản điện tử.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

6. Công khai thông tin văn bản đến thực hiện theo quy trình công khai thông tin văn bản trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Theo đó, văn bản điện tử đi của Tổng cục Thuế được quản lý theo nguyên tắc được quy định như trên.

Văn bản điện tử (Hình từ Internet)

Tổ chức nào có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức của văn bản điện tử đi của Tổng cục Thuế trước khi phát hành?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 18 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản như sau:

Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

…

2. Thủ trưởng đơn vị được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày bản thảo văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành cụ thể:

…

e) Văn bản do Lãnh đạo Cục Thuế ký

- Trưởng phòng được giao chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đề xuất độ khẩn (nếu có) trước khi trình lãnh đạo Cục Thuế ký ban hành.

- Văn bản do lãnh đạo Phòng của Cục Thuế ký thừa lệnh, thừa ủy quyền lãnh đạo Cục Thuế: Cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản rà soát và chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi trước khi trình lãnh đạo Phòng ký thừa lệnh hoặc trình Trưởng phòng ký thừa ủy quyền lãnh đạo Cục Thuế.

f) Văn bản do lãnh đạo Chi cục Thuế ký

- Lãnh đạo Đội được giao chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi trước khi trình lãnh đạo Chi cục ký ban hành văn bản.

- Văn bản do lãnh đạo Đội của Chi cục Thuế ký thừa lệnh, thừa ủy quyền lãnh đạo Chi cục Thuế: Tùy theo tính chất, nội dung công việc Chi cục Trưởng giao Đội trưởng ký thừa lệnh, được quy định tại Quy chế làm việc của Chi cục Thuế.

3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản đi trước khi phát hành.

4. Trong môi trường điện tử nếu phụ lục đi kèm với văn bản chính có chữ ký số hợp pháp thì không cần cơ chế bổ sung xác nhận phụ lục là bản không thể tách rời nội dung của văn bản chính. Trường hợp phụ lục đi kèm không thuộc cùng một tệp điện tử thì phụ lục đi kèm cần được ký số bởi ký số của cơ quan.

Ghi chú: Hồ sơ trình điện từ có bản giấy kèm theo thì việc kiểm tra xác nhận của bản giấy thực hiện theo quy chế công tác văn thư đối với bản giấy.

Như vậy, theo quy định trên thì văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản điện tử đi của Tổng cục Thuế trước khi phát hành.

Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có cần phải gửi ngay trong ngày ký văn bản không?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 19 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về ban hành và phát hành văn bản như sau:

Ban hành và phát hành văn bản

…

2. Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

…

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử của Tổng cục Thuế phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.\