Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có giá trị pháp lý như văn bản giấy không? Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được định dạng tệp dữ liệu như thế nào?

Nội dung chính

• Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được định dạng tệp dữ liệu như thế nào?
• Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có giá trị pháp lý như văn bản giấy không?
• Chữ ký số trong văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có hình thức như thế nào?

Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được định dạng tệp dữ liệu như thế nào?

Căn cứ tại Điều 6 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về khuôn dạng của văn bản điện tử như sau:

Khuôn dạng của văn bản điện tử

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử: Tuân thủ đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành.

2. Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử:

Định dạng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Cụ thể:

a) Văn bản điện tử được tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu (.txt), (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.pdf), (.xml).

b) Văn bản điện tử số hóa dạng ảnh quét, được số hóa từ bản gốc văn bản giấy hoặc bản chính sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf).

c) Việc lựa chọn định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử phải bảo đảm việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một cách tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho phép việc thực hiện chuyển dpi sang văn bản giấy phản ánh toàn vẹn nội dung của văn bản điện tử được chuyển đổi.

3. Bộ mã ký tự tiếng Việt

Bộ mã ký tự tiếng Việt sử dụng trong văn bản điện tử dùng cho việc gửi, nhận văn bản điện tử phải là bộ mã ký tự tiếng Việt theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (font chữ tiếng Việt Unicode).

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được định dạng tệp dữ liệu như sau:

- Văn bản điện tử được tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu (.txt), (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.pdf), (.xml).

- Văn bản điện tử số hóa dạng ảnh quét, được số hóa từ bản gốc văn bản giấy hoặc bản chính sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf).

- Việc lựa chọn định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử phải bảo đảm việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một cách tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho phép việc thực hiện chuyển dpi sang văn bản giấy phản ánh toàn vẹn nội dung của văn bản điện tử được chuyển đổi.

Văn bản điện tử (Hình từ Internet)

Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có giá trị pháp lý như văn bản giấy không?

Căn cứ tại Điều 7 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau:

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

2. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử của Tổng cục Thuế đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Văn bản điện tử không thuộc quy định trên được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Chữ ký số trong văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có hình thức như thế nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 8 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về quy định về chữ ký số như sau:

Quy định về chữ ký số

1. Đơn vị và cá nhân sử dụng chứng thư số hợp lệ được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cung cấp để ký số xác nhận văn bản điện tử cuối cùng trước khi chính thức ban hành:

a) Trường hợp văn bản điện tử hình thành từ việc số hóa từ văn bản giấy thì cần chữ ký số của cơ quan tổ chức thực hiện số hóa.

b) Các trường hợp còn lại, văn bản điện tử cần chữ ký số hợp lệ của thủ trưởng và của cơ quan ban hành văn bản kèm theo con dấu thời gian.

2. Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

3. Hình thức chữ ký số

a) Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

- Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.

- Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

b) Hình thức chữ ký số của đơn vị ban hành văn bản

- Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.

- Hình ảnh: Dấu của đơn vị ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng .png.

- Thông tin: Tên đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601), đặt dọc phía bên phải.

Như vậy, theo quy định trên thì chữ ký số trong văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có hình thức như sau:

- Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

+ Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.

+ Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

- Hình thức chữ ký số của đơn vị ban hành văn bản

+ Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.

+ Hình ảnh: Dấu của đơn vị ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng .png.

+ Thông tin: Tên đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601), đặt dọc phía bên phải.