Trường hợp nào phải tất toán tài khoản tại Kho bạc nhà nước? Đơn vị, tổ chức gửi Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản trực tiếp đến Kho bạc Nhà nước như thế nào?

Nội dung chính

• Các trường hợp nào phải tất toán tài khoản tại Kho bạc nhà nước?
• Đơn vị gửi Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản trực tiếp đến Kho bạc Nhà nước để xác nhận số dư tài khoản được không?
• Thời hạn thực hiện đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản trong bao lâu?

Các trường hợp nào phải tất toán tài khoản tại Kho bạc nhà nước?

Căn cứ khoản 2 Điều 11 Thông tư 18/2020/TT-BTC quy định trường hợp phải tất toán tài khoản tại Kho bạc Nhà nước như sau:

- Tất toán tài khoản:

+ Tài khoản của đơn vị, tổ chức được tất toán trong các trường hợp sau đây:

- Đơn vị, tổ chức bị sáp nhập, giải thể.

- Đơn vị, tổ chức có yêu cầu thay đổi nơi đăng ký và sử dụng tài khoản.

- Các dự án đã được phê duyệt quyết toán hoàn thành, đã hoàn thành thủ tục thanh toán công nợ phải thu, phải trả theo quyết định phê duyệt dự toán và đã được thu hồi hết số dư tạm ứng theo chế độ quy định.

- Đơn vị, tổ chức có yêu cầu tất toán tài khoản.

- Tài khoản của đơn vị, tổ chức không hoạt động liên tục sau thời gian 24 tháng (trừ tài khoản thanh toán vốn đầu tư).

+ Phương thức thực hiện tất toán tài khoản:

Đơn vị tổ chức gửi đề nghị tất toán tài khoản (trong đó ghi tên KBNN nơi mở tài khoản, thông tin của đơn vị như: tên đơn vị, tài khoản đề nghị tất toán, thông tin về quyết định thành lập như số, tên cơ quan ban hành, ngày cấp; tên cơ quan cấp trên; họ và tên chủ tài khoản, kế toán trưởng, số và ngày của quyết định bổ nhiệm các chức danh này và có chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền) và Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản trực tiếp đến KBNN hoặc qua Dịch vụ công “Tất toán tài khoản của đơn vị giao dịch mở tại Kho bạc Nhà nước” theo quy định Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này trong trường hợp Bộ Tài chính đã vận hành dịch vụ công này.

+ KBNN thông báo bằng văn bản cho Chủ tài khoản (hoặc cơ quan cấp trên trong trường hợp đã giải thể) biết số dư của tài khoản được tất toán; trường hợp tài khoản còn số dư có nguồn gốc từ NSNN, sau 30 ngày kể từ ngày gửi thông báo, nếu Chủ tài khoản không có ý kiến thì số dư trên được KBNN làm thủ tục trích nộp vào NSNN.

+ Trường hợp tài khoản được đề nghị tất toán còn số dư, chủ tài khoản cần gửi chứng từ hoặc hồ sơ liên quan để KBNN xử lý số dư đó.

+ KBNN chỉ được tất toán tài khoản khi số dư của tài khoản bằng 0.

Theo đó, việc đơn vị thay đổi tên không thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục tất toán tài khoản. Bạn có thể liên hệ và làm việc lại với bên Kho bạc trong trường hợp này.

Kho bạc nhà nước

Đơn vị gửi Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản trực tiếp đến Kho bạc Nhà nước để xác nhận số dư tài khoản được không?

Căn cứ khoản 1 Điều 12 Thông tư 18/2020/TT-BTC như sau:

Đơn vị, tổ chức gửi Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản trực tiếp đến KBNN hoặc gửi qua dịch vụ công “Đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản của đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước.

Trường hợp Bộ Tài chính đã vận hành dịch vụ công “Đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản của đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước”, đơn vị, tổ chức gửi Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản qua Dịch vụ công theo quy định Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

Trường hợp đơn vị, tổ chức gửi Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản trực tiếp đến KBNN thực hiện như sau:

- Đối chiếu tài khoản tiền gửi và tài khoản có tính chất tiền gửi

+ Việc đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi của đơn vị giao dịch được thực hiện định kỳ (tháng, năm, trừ tháng 12 không cần thực hiện đối chiếu), bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.

+ Định kỳ, chậm nhất ngày 10 hàng tháng (đối với đối chiếu số dư tài khoản theo tháng), ngày 10/02 năm sau (đối với đối chiếu số dư tài khoản theo năm) đơn vị gửi KBNN Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN (Ký hiệu 06-ĐCSDTK/KBNN ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) để đối chiếu số dư của tháng liền trước đó hoặc năm trước đó (đơn vị có thể gửi nhiều hơn 02 bản trong trường hợp có nhu cầu). Sau khi kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số liệu (xác nhận khớp đúng hoặc ghi số liệu tại KBNN đối với trường hợp số liệu tại KBNN và số của đơn vị có sự chênh lệch), KBNN ký xác nhận, đóng dấu “KẾ TOÁN”, 01 bản lưu tại KBNN và gửi đơn vị số bản còn lại.

+ Trường hợp đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, đơn vị, tổ chức đề nghị KBNN xác nhận số dư tài khoản, đơn vị thực hiện gửi KBNN 02 bản (hoặc nhiều hơn 02 bản theo nhu cầu của đơn vị) Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN (Ký hiệu 06-ĐCSDTK/KBNN). Sau khi kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số liệu (xác nhận khớp đúng hoặc ghi số liệu tại KBNN đối với trường hợp số liệu tại KBNN và số của đơn vị có sự chênh lệch), KBNN ký xác nhận, đóng dấu “KẾ TOÁN”, 01 bản lưu tại KBNN và gửi đơn vị số bản còn lại.

+ Trường hợp đối chiếu với KBNN số kinh phí được chuyển nguồn sang năm sau, đơn vị thực hiện gửi KBNN Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi kinh phí NSNN cấp của đơn vị được chuyển nguồn sang năm sau thuộc NSTW (Cấp tỉnh/cấp huyện) năm... chuyển sang năm... (Ký hiệu 03-SDKP/ĐVDT ban hành kèm theo 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020, đơn vị có thể gửi nhiều hơn 02 bản trong trường hợp có nhu cầu). Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng hoặc ghi số liệu tại Kho bạc Nhà nước đối với trường hợp số liệu tại KBNN và số của đơn vị có sự chênh lệch, KBNN ký xác nhận, đóng dấu “KẾ TOÁN”, 01 bản lưu tại KBNN và gửi đơn vị số bản còn lại. Sau đó làm thủ tục chuyển nguồn cho đơn vị.

Thời hạn thực hiện đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản trong bao lâu?

Căn cứ Điều 13 Thông tư 18/2020/TT-BTC quy định như sau:

- Các đơn vị, tổ chức gửi Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản tới Kho bạc Nhà nước để thực hiện đối chiếu xác nhận số liệu theo quy định. Ngoài ra, trong những trường hợp đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, KBNN có trách nhiệm thực hiện đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị đối chiếu của đơn vị.

Như vậy, đơn vị bạn sẽ được nhận số dư tài khoản chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị đối chiếu của đơn vị.