Trình tự quản lý văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo có mấy bước? Đăng ký văn bản đến là văn bản điện tử như thế nào?

Nội dung chính

• Trình tự quản lý văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?
• Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến là văn bản điện tử Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?
• Đăng ký văn bản đến là văn bản điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Trình tự quản lý văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Trình tự quản lý văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo được quy định tại Điều 23 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 như sau:

Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến.

Bước 2. Đăng ký văn bản đến.

Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Hình từ Internet)

Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến là văn bản điện tử Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến là văn bản điện tử Bộ Giáo dục và Đào tạo được quy định tại khoản 2 Điều 24 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 như sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn bản đến Bộ GDĐT từ bất kỳ nguồn nào, trong giờ làm việc hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, Bộ phận thường trực Bảo vệ (Đội Xe - Bảo vệ, Văn phòng) có trách nhiệm ký nhận và báo ngay Văn thư cơ quan để xử lý.

...

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống E-Office.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống E-Office. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính, Văn phòng để xử lý và thông báo cho nơi gửi văn bản.

c) Hệ thống E-Office có chức năng tự động cập nhật trạng thái văn bản và gửi phản hồi cho đơn vị gửi văn bản khi văn thư cơ quan, văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản.

Theo quy định trên, tiếp nhận, đăng ký văn bản đến là văn bản điện tử Bộ Giáo dục và Đào tạo như sau:

- Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống E-Office.

- Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống E-Office.

Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính, Văn phòng để xử lý và thông báo cho nơi gửi văn bản.

- Hệ thống E-Office có chức năng tự động cập nhật trạng thái văn bản và gửi phản hồi cho đơn vị gửi văn bản khi văn thư cơ quan, văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản.

Đăng ký văn bản đến là văn bản điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Đăng ký văn bản đến được quy định tại khoản 3 Điều 25 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 như sau:

- Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.

Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm và được lưu trong Hệ thống E-Office.

- Đăng ký văn bản đến là văn bản điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo như sau:

+ Văn bản điện tử đến thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia và nội bộ Hệ thống E-Office được đăng ký, cập nhật vào sổ Văn bản đến điện tử trên Hệ thống E-Office.

+ Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia, văn thư kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16 Phụ lục VII Quy chế này.

+ Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.