Trách nhiệm của văn thư đối với con dấu như thế nào? Quy định đóng dấu giáp lai trong văn bản thì phải thực hiện như thế nào mới đúng?

Nội dung chính

• Trách nhiệm của văn thư đối với con dấu như thế nào?
• Quy định đóng dấu giáp lai trong văn bản khi sử dụng con dấu thì phải thực hiện như thế nào mới đúng?
• Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm quản lý công tác văn thư như thế nào?

Trách nhiệm của văn thư đối với con dấu như thế nào?

Tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu theo quy định và văn thư có trách nhiệm sau đây:

- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

- Chỉ giao con dấu của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

- Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

Trách nhiệm của văn thư đối với con dấu như thế nào? Quy định đóng dấu giáp lai trong văn bản thì phải thực hiện như thế nào mới đúng? (Hình từ Internet)

Quy định đóng dấu giáp lai trong văn bản khi sử dụng con dấu thì phải thực hiện như thế nào mới đúng?

Quy định về đóng dấu, sử dụng con dấu anh tham khảo tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định cụ thể như sau:

Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Như vậy đối với đóng dấu giáp lại rên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Đồng thời dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm quản lý công tác văn thư như thế nào?

Tại Điều 35 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm quản lý công tác văn thư của các cơ quan quản lý nhà nước như sau:

Trách nhiệm quản lý công tác văn thư

1. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.

2. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư.

b) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

d) Bố trí kinh phí để hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

đ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.

e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

g) Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.

Theo đó cơ quan đứng ra chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư là Bộ Nội vụ.

Đồng thời tại Điều 35 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư như sau:

Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.

2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư.

3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

6. Hợp tác quốc tế trong công tác văn thư.

7. Sơ kết, tổng kết công tác văn thư.