Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm những nội dung gì?

Nội dung chính

• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm những nội dung gì?
• Việc đăng ký văn bản đến thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo phải đảm bảo các yêu cầu gì?
• Trình tự quản lý văn bản đến thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện như thế nào?

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm những nội dung gì?

Hiện nay quy định về tiếp nhận, đăng ký văn bản đến của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thể hiện tại Điều 24 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

- Đối với văn bản giấy

+ Văn bản đến Bộ GDĐT từ bất kỳ nguồn nào, trong giờ làm việc hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, Bộ phận thường trực Bảo vệ (Đội Xe - Bảo vệ, Văn phòng) có trách nhiệm ký nhận và báo ngay Văn thư cơ quan để xử lý.

+ Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi Bộ GDĐT thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”.

Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể thuộc Bộ GDĐT thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Bộ GDĐT thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

+ Văn thư cơ quan có trách nhiệm gửi trả lại nơi gửi những văn bản không đúng địa chỉ, không đảm bảo yêu cầu an toàn về công tác văn thư như: địa chỉ không rõ ràng, bì thư, văn bản nhàu nát, văn bản không toàn vẹn…

+ Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Quy chế này.

- Đối với văn bản điện tử

+ Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống E-Office.

+ Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống E-Office.

Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính, Văn phòng để xử lý và thông báo cho nơi gửi văn bản.

+ Hệ thống E-Office có chức năng tự động cập nhật trạng thái văn bản và gửi phản hồi cho đơn vị gửi văn bản khi văn thư cơ quan, văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản.

Theo đó việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo quy định nêu trên.

Văn bản đến của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo

(Hình từ Internet)

Việc đăng ký văn bản đến thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo phải đảm bảo các yêu cầu gì?

Việc đăng ký văn bản đến thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo phải đảm bảo các yêu cầu được quy định tại khoản 1 Điều 25 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 như sau:

Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm và được lưu trong Hệ thống E-Office.

3. Đăng ký văn bản điện tử đến

a) Văn bản điện tử đến thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia và nội bộ Hệ thống E-Office được đăng ký, cập nhật vào sổ Văn bản đến điện tử trên Hệ thống E-Office.

...

Theo đó, việc đăng ký văn bản đến thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.

Lưu ý:

Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Trình tự quản lý văn bản đến thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo Điều 23 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

- Tiếp nhận văn bản đến.

- Đăng ký văn bản đến.

- Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.