Thực hiện xây dựng hồ sơ công chức đối với công chức tuyển dụng lần đầu như thế nào? Việc quản lý hồ sơ công chức được thực hiện theo nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Việc quản lý hồ sơ công chức được thực hiện theo nguyên tắc nào?
• Thực hiện xây dựng hồ sơ công chức đối với công chức tuyển dụng lần đầu như thế nào?
• Có thể bổ sung thông tin vào hồ sơ công chức khi thông tin công chức có thay đổi hay không?

Việc quản lý hồ sơ công chức được thực hiện theo nguyên tắc nào?

Căn cứ Điều 8 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức như sau:

Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức

1. Việc quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức.

2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học, và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.

3. Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.

4. Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận.

5. Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức.

Theo đó, trong quá trình thực hiện quản lý hồ sơ công chức người đảm nhận vị trí quản lý hồ sơ phải tuân thủ các nguyên tắc nêu trên.

Thực hiện xây dựng hồ sơ công chức đối với công chức tuyển dụng lần đầu như thế nào? Việc quản lý hồ sơ công chức được thực hiện theo nguyên tắc nào? (Hình từ Internet)

Thực hiện xây dựng hồ sơ công chức đối với công chức tuyển dụng lần đầu như thế nào?

Theo Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về việc xây dựng hồ sơ công chức đối với công chức tuyển dụng lần đầu như sau:

Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ công chức

1. Đối với công chức tuyển dụng lần đầu

Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, cơ quan quản lý hồ sơ công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:

a) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận;

b) Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức. Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV);

c) Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu;

d) Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;

đ) Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

...

Theo đó, đối với công chức tuyển dụng lần đầu thì khi xây dựng hồ sơ công chức phải đảm có đầu đu các giấy tờ sau:

- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”;

- Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”;

- Bản “Tiểu sử tóm tắt”;

- Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực;

- Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

Trong quá trình xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ công chức cần phải có những tài liệu nêu trên để có thể thực hiện thống nhất, khoa học, và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.

Tải về mẫu sơ yếu lý lịch cán bộ công chức mới nhất 2023: Tại Đây

Có thể bổ sung thông tin vào hồ sơ công chức khi thông tin công chức có thay đổi hay không?

Căn cứ Điều 11 Thông tư 11/201/TT-BNV quy định về việc bổ sung hồ sơ công chức như sau:

Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức

1. Chế độ bổ sung hồ sơ công chức

Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ công chức, cơ quan quản lý công chức hướng dẫn công chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ công chức, cụ thể như sau:

a) “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý công chức xác nhận để bổ sung vào thành phần hồ sơ công chức;

b) Trường hợp các thông tin phát sinh do công chức tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công chức và trước pháp luật.

Theo đó, khi có những thông tin phát sinh làm thay đổi thông tin so với hồ sơ công chức ban đầu thì có thể tiến hành bổ sung hồ sơ.