Thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải được thực hiện như thế nào? Khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải có bao nhiêu hình thức?

Nội dung chính

• Thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải được thực hiện như thế nào?
• Khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải có bao nhiêu hình thức?
• Người nào có thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải?

Thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 18 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Thông tư 74/2014/TT-BGTVT, được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Thông tư 61/2018/TT-BGTVT có quy định về đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu như sau:

Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Các đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu

Mọi tổ chức, cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:

a) Khi đến khai thác hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan vì mục đích công vụ, người khai thác phải có ý kiến đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hoặc Chánh Văn phòng.

b) Cơ quan, đơn vị cử cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan, đơn vị khác vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị nơi công tác.

c) Tổ chức, cá nhân đến khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

Như vậy, theo quy định trên thì thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải được thực hiện như sau:

- Khi đến khai thác hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan vì mục đích công vụ, người khai thác phải có ý kiến đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hoặc Chánh Văn phòng;

- Cơ quan, đơn vị cử cá nhân đến khai thác tài liệu tại lưu trữ cơ quan, đơn vị khác vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị nơi công tác

- Tổ chức, cá nhân đến khai thác tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

Thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải được thực hiện như thế nào? (Hình từ Internet)

Khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải có bao nhiêu hình thức?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 18 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Thông tư 74/2014/TT-BGTVT, được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Thông tư 61/2018/TT-BGTVT có quy định về đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu như sau:

Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

…

3. Các hình thức khai thác tài liệu:

a) Đọc tài liệu tại chỗ.

b) Sao y bản chính tài liệu.

c) Photocopy tài liệu.

d) In ra giấy, sao chép tập tin đối với tài liệu lưu trữ điện tử.

đ) Mượn tài liệu (chỉ áp dụng đối với tài liệu là hồ sơ cá nhân).

…

Như vậy, theo quy định trên thì khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải có 04 hình thức sau: Đọc tài liệu tại chỗ; Sao y bản chính tài liệu; Photocopy tài liệu; In ra giấy, sao chép tập tin đối với tài liệu lưu trữ điện tử.

Người nào có thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải?

Căn cứ tại Điều 20 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Thông tư 74/2014/TT-BGTVT, được sửa đổi bởi Khoản 15 Điều 1 Thông tư 61/2018/TT-BGTVT, có quy định về thẩm quyền cho phép khai t hác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Cán bộ, công chức, viên chức tuyệt đối không được sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

2. Lãnh đạo Văn phòng cho phép khai thác sử dụng tài liệu và ký sao y bản chính, sao lục, trích sao tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.

3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị mình.

4. Đối với tài liệu mật, việc khai thác sử dụng, bảo quản, nộp lưu, giải mật và tiêu hủy thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

Như vậy, theo quy định trên thì người có thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải là:

- Lãnh đạo Văn phòng cho phép khai thác sử dụng tài liệu và ký sao y bản chính, sao lục, trích sao tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;

- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc khai thác tài liệu của cơ quan, đơn vị mình;

- Đối với tài liệu mật, việc khai thác thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.