Thủ tục chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành thực hiện như thế nào? Theo dõi việc chuyển phát này như thế nào?

Nội dung chính

• Thủ tục chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành thực hiện như thế nào?
• Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành như thế nào?
• Mẫu Giấy đề nghị chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành mới nhất hiện nay?

Thủ tục chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 21 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đi sau khi hoàn thành thủ tục văn thư phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo; những văn bản khẩn phải chuyển phát ngay sau khi ký. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày kể từ ngày ký văn bản.

b) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ.

c) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ Y tế, Văn thư của các đơn vị phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng.

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng sau đó bản chính sẽ được chuyển sau.

đ) Đối với những văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ, đơn vị chủ trì soạn thảo phải gửi kèm theo file mềm văn bản về hòm thư điện tử của Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) để chuyển lên Cổng thông tin điện tử của Văn phòng Chính phủ thông qua đường truyền riêng và hòm thư điện tử của Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp) để theo dõi kết quả xử lý.

e) Văn bản khẩn, hỏa tốc đóng dấu, phát hành ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ, ngày lễ … do đơn vị chủ trì soạn thảo tự chuyển đến cơ quan, đơn vị, cá nhân theo Nơi nhận.

g) Khi gửi văn bản theo chế độ hỏa tốc hoặc hỏa tốc hẹn giờ, các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ phải đăng ký theo mẫu (phụ lục VII) và gửi về Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính).

h) Khi phát hành văn bản quy phạm pháp luật, đơn vị chủ trì soạn thảo phải gửi kèm theo file mềm văn bản về hòm thư điện tử của Văn Phòng Bộ (Phòng Hành chính) và 02 bản giấy với đầy đủ các phụ lục kèm theo (nếu có). Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) có trách nhiệm chuyển file văn bản lên mạng của Văn phòng Chính phủ và gửi 02 bản giấy cho phòng Công báo.

i) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an. Thông tư số 06/2015/TT-BYT ngày 31 tháng 03 năm 2015 của Bộ Y tế quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành y tế.

...

Như vậy, việc chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành thực hiện theo quy định cụ thể trên.

Chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành (Hình từ Internet)

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 21 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

...

2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi giao nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.

Theo đó, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành như sau:

- Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi giao nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.

Mẫu Giấy đề nghị chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành mới nhất hiện nay?

Mẫu Giấy đề nghị chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành theo quy định tại Phụ lục VII Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015.

Tải Mẫu Giấy đề nghị chuyển phát văn bản đi do Bộ Y tế phát hành mới nhất tại đây: Tải về