Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp như thế nào? Sắp xếp tài liệu kế toán không đúng quy định có bị xử phạt hay không?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp như thế nào?
• Sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ không đúng quy định có bị xử phạt hay không?
• Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ khi nào?

Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp như thế nào?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán như sau:

Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

...

3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

5. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.

Như vậy, theo quy định hiện nay thì tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

Sắp xếp tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ không đúng quy định có bị xử phạt hay không?

Theo điểm b khoản 1 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Theo đó, nếu doanh nghiệp thực hiện sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ không đúng quy định, cụ thể là không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm thì chưa đến mức bị phạt tiền tuy nhiên vẫn có thể bị phạt cảnh cáo.

Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ khi nào?

Căn cứ vào Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định về việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

...

Theo đó, tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.