Tài liệu kế toán có bao gồm các tài liệu liên quan đến kế toán được lưu dưới dạng thông điệp điện tử không?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán có bao gồm các tài liệu liên quan đến kế toán được lưu dưới dạng thông điệp điện tử không?
• Việc lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng thông điệp điện tử phải đáp ứng những điều kiện nào?
• Để sử dụng tài liệu kế toán tại đơn vị kho bạc nhà nước thì có cần phải xin ý kiến của kế toán trưởng hay không?
• Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán có được phép thực hiện không?

Tài liệu kế toán có bao gồm các tài liệu liên quan đến kế toán được lưu dưới dạng thông điệp điện tử không?

Tài liệu kế toán có bao gồm các tài liệu liên quan đến kế toán được lưu dưới dạng thông điệp điện tử không? (Hình từ Internet)

Căn cứ Điều 14 Thông tư 77/2017/TT-BTC quy định về tài liệu kế toán như sau:

Tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán được thể hiện dưới hình thức các thông tin trên giấy và thông điệp dữ liệu điện tử.

Như vậy, pháp luật quy định tài liệu kế toán sẽ bao gồm cả tài liệu có liên quan đến kế toán được thể hiện dưới hình thức các thông tin trên giấy và cả thông điệp dữ liệu điện tử.

Việc lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng thông điệp điện tử phải đáp ứng những điều kiện nào?

Căn cứ khoản 3 Điều 15 Thông tư 77/2017/TT-BTC quy định về lưu trữ, bảo quản, tiêu hủy và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán như sau:

Lưu trữ, bảo quản, tiêu hủy và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

...

3. Tài liệu kế toán điện tử được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

a) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó phải đảm bảo an toàn, bảo mật và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

b) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép để thể hiện chính xác nội dung dữ liệu đó.

c) Thông điệp dữ liệu đó được lưu theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu.

d) Nội dung, thời hạn lưu trữ đối với thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

đ) Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, đơn vị phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

...

Như vậy, lưu trữ tài liệu kế toán điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

- Nội dung của thông điệp dữ liệu đó phải đảm bảo an toàn, bảo mật và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

- Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép để thể hiện chính xác nội dung dữ liệu đó.

- Thông điệp dữ liệu đó được lưu theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu.

- Nội dung, thời hạn lưu trữ đối với thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

- Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, đơn vị phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Để sử dụng tài liệu kế toán tại đơn vị kho bạc nhà nước thì có cần phải xin ý kiến của kế toán trưởng hay không?

Căn cứ khoản 4 Điều 15 Thông tư 77/2017/TT-BTC quy định về việc sử dụng tài liệu kế toán như sau:

Lưu trữ, bảo quản, tiêu hủy và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

...

4. Tài liệu kế toán đã lưu trữ chỉ được đưa ra sử dụng khi được sự đồng ý của Thủ trưởng, Kế toán trưởng đơn vị KBNN và các đơn vị khác tham gia TABMIS. Nghiêm cấm mọi trường hợp cung cấp tài liệu kế toán ra bên ngoài đơn vị hoặc mang tài liệu kế toán ra khỏi đơn vị kế toán nhà nước khi chưa được phép bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị KBNN và đơn vị khác tham gia TABMIS.

...

Theo đó, tài liệu kế toán đã lưu trữ chỉ được đưa ra sử dụng khi được sự đồng ý của Thủ trưởng, Kế toán trưởng đơn vị kho bạc nhà nước và các đơn vị khác tham gia TABMIS.

Nghiêm cấm mọi trường hợp cung cấp tài liệu kế toán ra bên ngoài đơn vị hoặc mang tài liệu kế toán ra khỏi đơn vị kế toán nhà nước khi chưa được phép bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị KBNN và đơn vị khác tham gia TABMIS.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán có được phép thực hiện không?

Căn cứ Điều 16 Thông tư 77/2017/TT-BTC quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán như sau:

Ứng dụng tin học vào công tác kế toán

Ứng dụng tin học vào công tác kế toán phải đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh, đầy đủ các nguyên tắc và yêu cầu của công tác kế toán, sử dụng và cung cấp các tài liệu kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán và các quy định của pháp luật hiện hành.

Thực hiện việc khai thác, trao đổi và cung cấp dữ liệu kế toán, thông tin báo cáo với các cơ quan trong ngành Tài chính và các đơn vị khác theo đúng quy chế cung cấp, trao đổi thông tin do Bộ Tài chính quy định.

Như vậy, có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhưng phải đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh, đầy đủ các nguyên tắc và yêu cầu của công tác kế toán, sử dụng và cung cấp các tài liệu kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng quy định.