Sử dụng tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc bằng những hình thức nào? Bộ phận lưu trữ của Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như thế nào?

Nội dung chính

• Sử dụng tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc bằng những hình thức nào?
• Bộ phận lưu trữ của Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như thế nào?
• Ai là người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc?

Sử dụng tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc bằng những hình thức nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 10 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về đối tượng, hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu như sau:

Đối tượng, hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu của các đơn vị, cán bộ, công chức trong Ủy ban và các của cơ quan, đơn vị, cá nhân khác ngoài Ủy ban.

2. Tổ chức, cá nhân muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của Thủ trưởng đơn vị.

Đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thì phải có đề nghị của Vụ Hợp tác quốc tế và trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm duyệt.

3. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu:

a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc.

b) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

c) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử của Ủy ban

d) Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ

e) Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu

f) Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ

Như vậy, theo quy định trên thì sử dụng tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc bằng những hình thức sau:

- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc.

- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử của Ủy ban

- Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ

- Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu

- Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Bộ phận lưu trữ của Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 11 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Văn phòng Ủy ban, Thủ trưởng các Vụ, đơn vị có con dấu riêng chịu trách nhiệm:

a) Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành.

b) Thực hiện đúng lưu đồ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ (Phụ lục III).

2. Trách nhiệm của Bộ phận lưu trữ:

a) Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

b) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt.

c) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị, cá nhân theo quy định tại Điều 10 của Quy chế này.

d) Quản lý các loại sổ sách theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

đ) Kiểm tra số lượng tờ và tình trạng hồ sơ, tài liệu khi giao người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu do người khai thác hồ sơ, tài liệu trả.

e) Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu.

f) Mở sổ theo dõi định kỳ, 6 tháng, năm, báo cáo Chánh Văn phòng Ủy ban, Thủ trưởng đơn vị tình hình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

…

Như vậy, theo quy định trên thì Bộ phận lưu trữ của Ủy ban Dân tộc có trách nhiệm quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

- Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt.

- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị, cá nhân theo quy định tại Điều 10 của Quy chế này.

- Quản lý các loại sổ sách theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Kiểm tra số lượng tờ và tình trạng hồ sơ, tài liệu khi giao người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu do người khai thác hồ sơ, tài liệu trả.

- Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu.

- Mở sổ theo dõi định kỳ, 6 tháng, năm, báo cáo Chánh Văn phòng Ủy ban, Thủ trưởng đơn vị tình hình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Ai là người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc?

Căn cứ tại Điều 12 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ như sau:

Xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc độ Mật theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban. Các tài liệu có độ Tối mật trở lên thực hiện theo quy định của pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban Dân tộc.

2. Chánh Văn phòng Ủy ban, Thủ trưởng các Vụ, đơn vị có con dấu riêng duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ (không có dấu độ mật hoặc đã giải mật).

Như vậy, theo quy định trên thì Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc độ Mật theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban.

Các tài liệu có độ Tối mật trở lên thực hiện theo quy định của pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban Dân tộc.

Chánh Văn phòng Ủy ban, Thủ trưởng các Vụ, đơn vị có con dấu riêng duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ (không có dấu độ mật hoặc đã giải mật).