Sau khi giải thể chứng từ kế toán về việc giải thể doanh nghiệp sẽ được xử lí như thế nào?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán được hiểu như thế nào?
• Các công việc kế toán nào cần phải thực hiện trong trường hợp công ty phá sản, giải thể?
• Xử lí các tài liệu kế toán như thế nào sau khi giải thể doanh nghiệp?

Tài liệu kế toán được hiểu như thế nào?

Căn cứ khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015 thì tài liệu kế toán được hiểu là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Các công việc kế toán nào cần phải thực hiện trong trường hợp công ty phá sản, giải thể?

Căn cứ Điều 48 Luật Kế toán 2015 trường hợp công ty bị giải thể đơn vị kế toán phải thực hiện các công việc sau đây:

- Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

- Mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến việc giải thể, chấm dứt hoạt động;

- Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.

Chứng từ kế toán sau khi giải thể

Xử lí các tài liệu kế toán như thế nào sau khi giải thể doanh nghiệp?

Căn cứ Điều 3 Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán (ban hành kèm theo Quyết định 218/2000/QĐ-BTC) quy định:

“Điều 3: Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính...). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.”

Bên cạnh đó, theo Điều 5 Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán (ban hành kèm theo Quyết định 218/2000/QĐ-BTC) đề cập đến việc lưu trữ các tài liệu kế toán như sau:

"Điều 5: Nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định như sau:

1. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó.

2. Tài liệu kế toán của công ty liên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư được cấp, phải được lưu trữ tại công ty trong lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấp phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản.

4. Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu.

5. Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã hết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại đơn vị mới chia, tách.

6. Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sát nhập của các đơn vị bị sát nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sát nhập.

Trường hợp tại đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại các tổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụ thể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuê và phương thức thanh toán chi phí thuê."

Cuối cùng, theo khoản 4 Điều 14 Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán (ban hành kèm theo Quyết định 218/2000/QĐ-BTC) quy định về thời gian lưu trữ, cụ thể:

"Điều 14: Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể như sau:

...

4. Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc mỗi công việc nói trên".

Như vậy theo quy định của pháp luật thì thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán khi công ty giải thể là 20 năm và được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể.