Quy trình thay đổi thông tin hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp cho cá nhân như thế nào?

Nội dung chính

• Hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp cho cá nhân có địa chỉ thư điện tử theo định dạng như thế nào?
• Cơ quan nào trực tiếp thực hiện thay đổi thông tin hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp cho cá nhân?
• Quy trình thay đổi thông tin hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp cho cá nhân như thế nào?

Hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp cho cá nhân có địa chỉ thư điện tử theo định dạng như thế nào?

Theo khoản 4 Điều 2 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành kèm theo Quyết định 652/QĐ-BTTTT năm 2016 giải thích thì hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ cấp cho cá nhân gọi là hộp thư cá nhân.

Căn cứ theo khoản 3 Điều 5 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành kèm theo Quyết định 652/QĐ-BTTTT năm 2016 quy định như sau:

Định dạng địa chỉ thư điện tử

...

3. Hộp thư cá nhân có địa chỉ thư điện tử theo định dạng hovaten@mic.gov.vn, trong đó hovaten được đặt theo nguyên tắc là họ, tên đệm được viết tắt hợp với tên của cá nhân đó viết bằng tiếng Việt không dấu.

Ví dụ: Đỗ Văn Bê, có địa chỉ thư điện tử là dvbe@mic.gov.vn.

4. Xử lý trường hợp nhiều cá nhân có họ, tên đệm và tên trùng nhau:

a) Theo thời Điểm đăng ký, cá nhân đầu tiên được cấp địa chỉ thư điện tử theo định dạng tại Khoản 2 của Điều này.

b) Đối với các cá nhân khác, Trung tâm Thông tin có trách nhiệm hướng dẫn cá nhân lựa chọn địa chỉ hộp thư điện tử bằng cách hoán chuyển vị trí thứ tự chữ cái giữa họ, tên đệm và tên hoặc theo định dạng hovaten.tendonvi@mic.gov.vn, trong đó tendonvi là ký hiệu của cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân đó.

5. Định dạng địa chỉ thư điện tử chỉ được áp dụng đối với các hộp thư điện tử được cấp mới sau thời Điểm Quy chế này được ban hành.

Theo đó, hộp thư cá nhân có địa chỉ thư điện tử theo định dạng sau: hovaten@mic.gov.vn.

Trong đó, hovaten được đặt theo nguyên tắc là họ, tên đệm được viết tắt hợp với tên của cá nhân đó viết bằng tiếng Việt không dấu.

Ví dụ: Đỗ Văn Bê, có địa chỉ thư điện tử là dvbe@mic.gov.vn.

Cần lưu ý trường hợp nhiều cá nhân có họ, tên đệm và tên trùng nhau thì xử lý như sau:

- Theo thời Điểm đăng ký, cá nhân đầu tiên được cấp địa chỉ thư điện tử theo định dạng hộp thư nhóm.

- Đối với các cá nhân khác, Trung tâm Thông tin có trách nhiệm hướng dẫn cá nhân lựa chọn địa chỉ hộp thư điện tử bằng cách hoán chuyển vị trí thứ tự chữ cái giữa họ, tên đệm và tên hoặc theo định dạng hovaten.tendonvi@mic.gov.vn, trong đó tendonvi là ký hiệu của cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân đó.

Hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông (Hình từ Internet)

Cơ quan nào trực tiếp thực hiện thay đổi thông tin hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp cho cá nhân?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 6 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành kèm theo Quyết định 652/QĐ-BTTTT năm 2016 quy định như sau:

Cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử

1. Trung tâm Thông tin được giao quản lý thống nhất danh bạ điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông, trực tiếp thực hiện cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ.

2. Cơ quan, đơn vị có yêu cầu cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử gửi thông báo tới Trung tâm Thông tin bằng văn bản hoặc qua Hệ thống thư điện tử công vụ theo địa chỉ support@mic.gov.vn để được giải quyết theo quy định.

3. Chỉ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động ký hợp đồng thời hạn tối thiểu 01 năm mới đủ Điều kiện được cấp mới hộp thư cá nhân.

...

Theo đó, Trung tâm Thông tin được giao quản lý thống nhất danh bạ điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông, trực tiếp thực hiện thay đổi thông tin hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp cho cá nhân.

Quy trình thay đổi thông tin hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp cho cá nhân như thế nào?

Theo điểm b khoản 4 Điều 6 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành kèm theo Quyết định 652/QĐ-BTTTT năm 2016 quy định như sau:

Cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử

...

4. Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư cá nhân như sau:

a) Trường hợp cá nhân mới được tuyển dụng, tiếp nhận từ cơ quan, đơn vị ngoài Bộ Thông tin và Truyền thông: sau khi có Quyết định tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ, cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân đó gửi thư điện tử thông báo tới Trung tâm Thông tin để được tạo lập hộp thư điện tử cá nhân tương ứng.

b) Trường hợp cá nhân thuyên chuyển công tác giữa các cơ quan, đơn vị trong Bộ Thông tin và Truyền thông: cơ quan, đơn vị tiếp nhận cá nhân đó thông báo tới Trung tâm Thông tin để cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử.

...

5. Trung tâm Thông tin có trách nhiệm thường xuyên rà soát, cập nhật danh bạ điện tử để thống nhất với thông tin các hộp thư điện tử đang hoạt động.

Theo quy định trên, trường hợp cá nhân thuyên chuyển công tác giữa các cơ quan, đơn vị trong Bộ Thông tin và Truyền thông: cơ quan, đơn vị tiếp nhận cá nhân đó thông báo tới Trung tâm Thông tin để cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử.