Quy trình tạo lập lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ giấy và khởi tạo từ chứng từ điện tử có gì khác nhau?

Nội dung chính

• Lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ giấy được tạo lập theo quy trình nào?
• Lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ điện tử được tạo lập theo quy trình nào?
• Có cần kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh thanh toán hay không?

Lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ giấy được tạo lập theo quy trình nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 37/2016/TT-NHNN, quy trình tạo lập đối với Lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ giấy được quy định cụ thể như sau:

(1) Người lập lệnh thực hiện khởi tạo Lệnh thanh toán qua các bước sau:

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ giao dịch thanh toán của khách hàng;

- Xác định, phân loại Lệnh thanh toán để xử lý;

- Đối chiếu, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng;

- Nhập các thông tin cơ bản sau: Đơn vị khởi tạo lệnh (tên, mã ngân hàng), số tiền, tên, địa chỉ, tài khoản (nếu có), số chứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân hoặc số hộ chiếu của người phát lệnh hoặc mã số doanh nghiệp (đối với Người phát lệnh là doanh nghiệp), đơn vị phục vụ người phát lệnh, đơn vị nhận lệnh (tên, mã ngân hàng), tên, địa chỉ, tài khoản (nếu có), số chứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân hoặc số hộ chiếu, ngày cấp và nơi cấp chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người nhận lệnh, đơn vị phục vụ người nhận lệnh, nội dung chuyển tiền và các nội dung khác liên quan đến giao dịch trên thị trường liên ngân hàng, giao dịch nộp ngân sách Nhà nước, giao dịch mua bán trái phiếu Chính phủ và các loại giao dịch khác (nếu có) theo Mẫu số TTLNH-04;

- Kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ký chữ ký điện tử vào Lệnh thanh toán;

- Ký trên chứng từ, chuyển chứng từ và dữ liệu đã nhập cho người kiểm soát lệnh;

(2) Người kiểm soát lệnh:

- Căn cứ nội dung trên các chứng từ liên quan, kiểm soát lại các yếu tố: đơn vị nhận lệnh, đơn vị phục vụ người phát lệnh, đơn vị phục vụ người nhận lệnh, số tiền để kiểm tra dữ liệu do người lập lệnh đã nhập, nội dung thanh toán;

- Nếu phát hiện có sai sót thì chuyển trả người lập lệnh;

- Nếu dữ liệu đúng thì ký chữ ký điện tử vào Lệnh thanh toán, ký trên chứng từ và chuyển cho người duyệt lệnh;

(3) Người duyệt lệnh:

- Kiểm tra sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ gốc và số liệu trên màn hình;

- Nếu phát hiện sai sót thì chuyển trả người lập lệnh hoặc người kiểm soát lệnh;

- Nếu dữ liệu đúng thì ký trên chứng từ, ký chữ ký điện tử của mình vào Lệnh thanh toán để chuyển đi.

Quy trình tạo lập lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ giấy và chứng từ điện tử

Lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ điện tử được tạo lập theo quy trình nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 37/2016/TT-NHNN, quy trình tạo lập đối với Lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ điện tử được quy định cụ thể như sau:

Trường hợp Lệnh thanh toán được tạo từ chứng từ điện tử từ các hệ thống nội bộ của thành viên, đơn vị thành viên thì phải tuân thủ quy định về cấu trúc, định dạng dữ liệu do Ngân hàng Nhà nước quy định và đảm bảo các yêu cầu sau:

(1) Nếu chứng từ điện tử hợp lệ nhưng chưa đầy đủ thông tin theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này: người lập lệnh bổ sung các nội dung còn thiếu theo quy định lập Lệnh thanh toán; người kiểm soát lệnh và người duyệt lệnh kiểm tra lại các yếu tố tương tự như đối với trường hợp chứng từ giấy để bảo đảm tính chính xác và ký chữ ký điện tử của mình vào Lệnh thanh toán để chuyển đi;

(2) Nếu chứng từ điện tử hợp lệ, đầy đủ thông tin theo quy định lập Lệnh thanh toán và bao gồm chữ ký điện tử an toàn nội bộ của thành viên, các đơn vị lựa chọn phương án ký chữ ký điện tử trên Lệnh thanh toán theo phương pháp thủ công hoặc lựa chọn ký chữ ký điện tử theo phương pháp tự động đối với từng Lệnh thanh toán;

(3) Nếu các chứng từ điện tử đầu vào hợp lệ, có đầy đủ thông tin theo quy định lập Lệnh thanh toán và đảm bảo các điều kiện về an ninh, an toàn và tính chính xác của dữ liệu, người có thẩm quyền của các đơn vị quyết định về việc cho phép chỉ cần người duyệt lệnh ký chữ ký điện tử trên Lệnh thanh toán và chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định này hoặc thực hiện theo điểm a khoản 2 Điều này.

Có cần kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh thanh toán hay không?

Việc kiểm tra tính hợp lệ Lệnh thanh toán được quy định tại Điều 17 Thông tư 37/2016/TT-NHNN như sau:

Trong quá trình sử dụng, các thành viên, đơn vị thành viên phải chịu trách nhiệm pháp lý về tính hợp pháp của chứng từ dùng để lập Lệnh thanh toán tại đơn vị. Thành viên, đơn vị thành viên phải kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh thanh toán, thông tin kiểm tra gồm:

- Loại và khuôn dạng của các dữ liệu;

- Tính hợp lệ (có thẩm quyền) của người lập lệnh, người kiểm soát lệnh, người duyệt lệnh;

- Ngày, tháng, năm;

- Tính duy nhất;

- Các yếu tố bắt buộc đối với Lệnh thanh toán;

- Mã xác nhận tin điện;

- Mã đơn vị tham gia, mã thiết bị sử dụng đầu cuối và mã người duyệt.

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành, quy trình tạo lập Lệnh thanh toán trường hợp khởi tạo từ chứng từ giấy và khởi tạo từ chứng từ điện tử có sự khác nhau và được thực hiện cụ thể theo quy trình nêu trên. Bên cạnh đó, việc kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh thanh toán và một việc bắt buộc và được thực hiện thông qua các thông tin quy định tại Điều 17 Thông tư 37/2016/TT-NHNN.