Quy trình chỉnh lý hồ sơ vụ án để lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh theo các bước như thế nào? Hồ sơ vụ án sau chỉnh lý cần đảm bảo những yêu cầu gì?

Nội dung chính

• Chỉnh lý hồ sơ vụ án để lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh phải tuân theo những nguyên tắc gì?
• Quy trình chỉnh lý hồ sơ vụ án để lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh theo các bước như thế nào?
• Hồ sơ vụ án của Tòa án nhân dân cấp tỉnh sau chỉnh lý cần đảm bảo những yêu cầu gì?

Chỉnh lý hồ sơ vụ án để lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh phải tuân theo những nguyên tắc gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 21 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu của cơ quan phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

2. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện; phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan.

...

Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý theo phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ; xác định giá trị hồ sơ, tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; làm các công cụ tra cứu để phục vụ yêu cầu khai thác hiệu quả, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu theo khoản 5 Điều 3 Quy chế Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022.

Theo quy định trên, hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

Nguyên tắc khi chỉnh lý hồ sơ vụ án để lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh như sau:

- Không phân tán phông lưu trữ;

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện; phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).

Chỉnh lý hồ sơ vụ án để lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh (Hình từ Internet)

Quy trình chỉnh lý hồ sơ vụ án để lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh theo các bước như thế nào?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 21 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định về quy trình chỉnh lý hồ sơ, tài liệu.

Theo đó, việc chỉnh lý hồ sơ vụ án được thực hiện đối với từng hồ sơ và theo thứ tự từng bước sau:

- Căn cứ vào Bản kê tài liệu để kiểm tra tổng quát tài liệu.

- Sắp xếp thứ tự bút lục trong hồ sơ;

- Đối chiếu bút lục với Bản kê tài liệu và ghi chú những bút lục bị thiếu.

- Tập hợp và đưa những tài liệu thuộc danh mục phải số hóa lên đầu hồ sơ.

- Tháo gỡ ghim, cặp; loại ra những bản nháp, giấy trắng.

- Scan tài liệu thuộc Danh mục tài liệu số hóa.

- Chia hồ sơ thành từng đơn vị bảo quản hoặc đóng thành từng quyển.

- Đánh số thứ tự đối với từng đơn vị bảo quản trong trường hợp hồ sơ có nhiều đơn vị bảo quản.

Hồ sơ vụ án của Tòa án nhân dân cấp tỉnh sau chỉnh lý cần đảm bảo những yêu cầu gì?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 21 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ

...

4. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý

a) Được phân loại theo quy định và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định rõ thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu;

c) Được hệ thống hóa theo đúng quy định, đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng;

d) Có công cụ tra cứu, như: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng hồ sơ, tài liệu;

đ) Có danh mục tài liệu hết giá trị.

Theo đó, hồ sơ vụ án sau khi chỉnh lý cần đáp ứng những yêu cầu sau:

- Được phân loại theo quy định và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định rõ thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ;

- Được hệ thống hóa theo đúng quy định, đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng;

- Có công cụ tra cứu, như: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng hồ sơ.