Quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là trách nhiệm của ai? Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được bàn giao khi nào?

Nội dung chính

• Quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là trách nhiệm của ai?
• Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được bàn giao khi nào?
• Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được quản lý cần đảm bảo những nguyên tắc gì?

Quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là trách nhiệm của ai?

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 6 Quy định chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 190/QĐ-VKSTC năm 2016 về công tác quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát như sau:

Công tác quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát.

a) Viện trưởng VKSND cấp huyện, trưởng phòng VKSND cấp tỉnh, Viện trưởng các Viện nghiệp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, trưởng phòng các đơn vị thuộc VKSND tối cao có trách nhiệm nắm vững tình hình, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị mình.

Khi đơn vị giải thể, sáp nhập hoặc chia tách thì thủ trưởng đơn vị phải thông báo cho bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ của Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp về kế hoạch nộp lưu, đăng ký lại hoặc chia tách hồ sơ cho phù hợp với tổ chức mới.

Công chức, viên chức được giao lập, quản lý hồ sơ có trách nhiệm thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm cho hồ sơ phản ánh đầy đủ, khách quan tình hình, kết quả công tác theo chế độ bảo mật, không để lộ, lọt thông tin, thất lạc, hư hỏng.

Trường hợp bị mất, thất lạc, hư hỏng, lộ, lọt thông tin, tài liệu phải báo ngay cho Thủ trưởng đơn vị biết để báo cáo lên cấp trên trực tiếp. Thủ trưởng đơn vị phải có kế hoạch tổ chức truy tìm, có biện pháp khắc phục hậu quả, xác định trách nhiệm cá nhân và có hình thức xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

...

Căn cứ theo khoản 2 Điều 1 Quy định chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 190/QĐ-VKSTC năm 2016 giải thích công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là các hoạt động thu thập, đăng ký, lưu trữ, khai thác thông tin, tài liệu phản ánh tình hình, kết quả công tác của ngành Kiểm sát nhân dân.

Theo đó, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, trưởng phòng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện trưởng các Viện nghiệp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, trưởng phòng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm nắm vững tình hình, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị mình.

Công chức, viên chức được giao lập, quản lý hồ sơ có trách nhiệm thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm cho hồ sơ phản ánh đầy đủ, khách quan tình hình, kết quả công tác theo chế độ bảo mật, không để lộ, lọt thông tin, thất lạc, hư hỏng.

Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát (Hình từ Internet)

Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được bàn giao khi nào?

Căn cứ theo điểm b khoản 1 Điều 6 Quy định chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 190/QĐ-VKSTC năm 2016 về công tác quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát như sau:

Công tác quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát.

...

b) Bàn giao hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Công chức, viên chức khi thay đổi nhiệm vụ, chuyển công tác, nghỉ chế độ... hoặc khi có quyết định của cấp lãnh đạo có thẩm quyền phải bàn giao hồ sơ theo quy định.

Biên bản bàn giao phải có xác nhận của lãnh đạo đơn vị và lập thành 03 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ, 01 bản gửi bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký, 01 bản lưu lại đơn vị. Trường hợp người giao nhận và người nhận trong cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao lập thành 02 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ; 01 bản giao bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký.

Khi tiếp nhận hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị khác nơi đăng ký thì phải đăng ký lại như hồ sơ mới.

...

Theo đó, công chức, viên chức khi thay đổi nhiệm vụ, chuyển công tác, nghỉ chế độ... hoặc khi có quyết định của cấp lãnh đạo có thẩm quyền phải bàn giao hồ sơ theo quy định.

Biên bản bàn giao phải có xác nhận của lãnh đạo đơn vị và lập thành 03 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ, 01 bản gửi bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký, 01 bản lưu lại đơn vị.

Trường hợp người giao nhận và người nhận trong cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao lập thành 02 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ; 01 bản giao bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký.

Khi tiếp nhận hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị khác nơi đăng ký thì phải đăng ký lại như hồ sơ mới.

Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được quản lý cần đảm bảo những nguyên tắc gì?

Căn cứ theo Điều 2 Quy định chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 190/QĐ-VKSTC năm 2016 như sau:

Nguyên tắc trong công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, các đơn vị và công chức, viên chức khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phải thu thập thông tin, tài liệu và tiến hành lập, đăng ký, quản lý, sử dụng các loại hồ sơ, biểu mẫu, sổ theo quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải được quản lý, sử dụng và bảo vệ tuyệt đối an toàn, bí mật từ khi thu thập tài liệu cho đến khi tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.

3. Nghiêm cấm các đơn vị và công chức, viên chức tự ý lập, làm sai lệch hoặc sử dụng hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát vào các mục đích khác không đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.

Như vậy, hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải được quản lý, sử dụng và bảo vệ tuyệt đối an toàn, bí mật từ khi thu thập tài liệu cho đến khi tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.

Nghiêm cấm các đơn vị và công chức, viên chức tự ý lập, làm sai lệch hoặc sử dụng hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát vào các mục đích khác không đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.