Phó trưởng phòng tại phòng ban chuyên môn Ủy ban nhân dân ký thay trưởng phòng thì phải ký như thế nào khi thực hiện ban hành văn bản?

Nội dung chính

• Phó trường phòng tại các phòng ban chuyên môn tại Ủy ban nhân dân có thể ký thay trưởng phòng không?
• Phó trưởng phòng ký thay trưởng phòng thì phải ký như thế nào khi thực hiện ban hành văn bản?
• Khi giao quyền cho Phó trưởng phòng thay mặt cho trưởng phòng ban chuyên môn thì khi có sai sót văn bản phó trưởng phòng hay trường phòng sẽ chịu trách nhiệm?

Phó trường phòng tại các phòng ban chuyên môn tại Ủy ban nhân dân có thể ký thay trưởng phòng không?

Căn cứ Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về ký thay mặt văn bản như sau:

Ký ban hành văn bản

1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Theo đó, trong trường hợp trưởng phòng tại các phòng ban chuyên môn phải đi công tác theo nhiệm vụ được phân công thì có thể giao phó trưởng phòng ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Phó trưởng phòng tại phòng ban chuyên môn Ủy ban nhân dân ký thay trưởng phòng thì phải ký như thế nào khi thực hiện ban hành văn bản?

Phó trưởng phòng ký thay trưởng phòng thì phải ký như thế nào khi thực hiện ban hành văn bản?

Căn cứ khoản 2 Phần II Phục lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền như sau:

CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH

...

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng."

...

Theo đó, bạn phải xem lại là cấp phó có văn bản quyết định của cấp có thẩm quyền giao quyền cấp trưởng hay chưa. Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì khi ký thay phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Còn nếu chưa có Quyết định giao quyền, chỉ được giao phụ trách hoặc điều hành thôi thì khi ký thay phải ghi chứ viết tắt "KT" vào trước chức vụ của người đứng đầu.

Khi giao quyền cho Phó trưởng phòng thay mặt cho trưởng phòng ban chuyên môn thì khi có sai sót văn bản phó trưởng phòng hay trường phòng sẽ chịu trách nhiệm?

Căn cứ Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc kiểm tra văn bản trước khi ban hành như sau:

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.

2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Theo đó, trường hợp phó trưởng phòng đã được giao quyền thay trưởng phòng thì cần có trách nhiệm kiểm tra lại văn bản trước khi ký ban hành.

Trường hợp có sai sót thì người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.