Nguyên tắc quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp là gì theo Quyết định 278?

Nội dung chính

• Nguyên tắc quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp là gì?
• Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp được thực hiện như thế nào?
• Trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao động trong công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp là gì?

Nguyên tắc quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp là gì?

Nguyên tắc quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp được quy định tại Điều 3 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 278/QĐ-TCGDNN năm 2024, cụ thể như sau:

- Thực hiện khoa học, chính xác, minh bạch, bảo đảm bí mật nhà nước và bí mật công tác theo quy định của pháp luật.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến phải làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Văn bản đi, đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có các mức độ khẩn, hỏa tốc phải được đăng ký, trình và chuyển giao đến đúng địa chỉ ngay sau khi nhận hoặc phát hành.

- Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ, Tổng cục và các quy định có liên quan.

- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Thông tư 02/2023/TT-BNV ngày 23/3/2023 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê ngành nội vụ.

Nguyên tắc quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp là gì theo Quyết định 278? (Hình từ Internet)

Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp được thực hiện như thế nào?

Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp được quy định tại Điều 13 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 278/QĐ-TCGDNN năm 2024, cụ thể như sau:

(1) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Tổng cục xử lý, giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

(2) Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản giao cho cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

(3) Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm:

+ Xác định hình thức, tên loại, nội dung văn bản, thu thập tài liệu có liên quan, soạn thảo văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định, đề xuất độ mật, độ khẩn của văn bản, nơi nhận văn bản; soạn thảo tờ trình, phiếu trình văn bản, ký số (trường hợp đã được cấp chữ ký số) trên phiếu trình hoặc ghi rõ họ tên người soạn thảo trên phiếu trình, đăng nhập tài khoản trên Hệ thống, cập nhật dự thảo văn bản, phiếu trình và tài liệu có liên quan, cập nhật tóm tắt nội dung trình, trình dự thảo văn bản và tài liệu trên Hệ thống đến địa chỉ lãnh đạo đơn vị.

+ Trường hợp văn bản cần lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản của các đơn vị, cá nhân có liên quan thì thực hiện như quy trình lấy ý kiến của văn bản giấy.

(4) Trình ký văn bản

(i) Đối với văn bản điện tử trình Bộ, thực hiện theo quy định tại Điều 13, Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH năm 2024.

(ii) Hồ sơ trình ký văn bản điện tử

++ Tờ trình, Phiếu trình điện tử đã được người có thẩm quyền của đơn vị soạn thảo văn bản phê duyệt;

++ Dự thảo văn bản trình ký;

++ Bản tổng hợp ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân liên quan (nếu có);

++ Văn bản đến điện tử là cơ sở phát sinh hồ sơ trình ký (nếu có) và các văn bản có liên quan;

++ Bản dự thảo văn bản các lần trước (nếu có).

(iii) Lãnh đạo đơn vị tiếp nhận hồ sơ trình ký văn bản. Nếu văn bản, hồ sơ cần chỉnh sửa, bổ sung thì cập nhật ý kiến trên hệ thống và chuyển trả lại cho cá nhân soạn thảo. Nếu Văn bản, hồ sơ đúng yêu cầu thì lãnh đạo đơn vị cập nhật ý kiến trên Hệ thống, ký số vào phiếu trình văn bản, chuyển văn bản đến địa chỉ của Văn phòng Tổng cục.

(iv) Văn phòng tiếp nhận, xem xét trình lãnh đạo Tổng cục. Nếu văn bản cần chỉnh sửa bổ sung thì cập nhập ý kiến vào Hệ thống và chuyển trả lại cho đơn vị. Nếu văn bản hồ sơ đúng yêu cầu thì lãnh đạo Văn phòng ký số vào phiếu trình, sau đó chuyển tới lãnh đạo Tổng cục trên Hệ thống.

(5) Lãnh đạo Tổng cục tiếp nhận hồ sơ trình ký văn bản. Nếu văn bản, hồ sơ cần chỉnh sửa, bổ sung thì cập nhật ý kiến trên Hệ thống và chuyển trả lại cho đơn vị soạn thảo. Nếu văn bản, hồ sơ đúng yêu cầu thì lãnh đạo Tổng cục ký số và chuyển trên Hệ thống đến Văn thư cơ quan.

(6) Văn thư cơ quan cấp số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, in 01 bản ra giấy, đóng dấu để lưu tại văn thư, ký số của Tổng cục trên bản điện tử đã có ký số của người có thẩm quyền, gửi văn bản đến nơi nhận trên Hệ thống, theo dõi kết quả gửi nhận văn bản, nộp văn bản vào lưu trữ khi đến hạn nộp lưu.

Trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao động trong công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp là gì?

Trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao động trong công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp được quy định tại khoản 6 Điều 7 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 278/QĐ-TCGDNN năm 2024, cụ thể như sau:

- Xử lý hoặc phối hợp xử lý văn bản theo sự phân công của lãnh đạo đơn vị đúng trách nhiệm, thủ tục, thời hạn quy định;

- Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về văn bản do mình tham mưu, soạn thảo trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao;

- Lập và quản lý hồ sơ công việc mà mình theo dõi, giải quyết và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ;

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn, trình tự thủ tục quy định.

+ Trường hợp cá nhân có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải đề xuất với thủ trưởng đơn vị đề nghị Tổng cục trưởng hoặc Phó Tổng cục trưởng phụ trách Văn phòng đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi lưu trữ cơ quan.