Ngân hàng thương mại được phép báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ đến Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thông qua thư điện tử hay không?

Nội dung chính

• Ngân hàng thương mại được phép báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ đến Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thông qua thư điện tử hay không?
• Tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ dùng để lập báo cáo được lưu trữ như thế nào?
• Báo cáo về kết quả kiểm tra, đánh giá nội bộ trong chuỗi báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ được lập như thế nào?

Ngân hàng thương mại được phép báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ đến Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thông qua thư điện tử hay không?

Ngân hàng thương mại được phép báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ đến Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thông qua thư điện tử hay không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 13/2018/TT-NHNN, được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Thông tư 14/2019/TT-NHNN, hình thức lập báo cáo của ngân hàng thương mại được quy định như sau:

“1. Ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải lập báo cáo bằng văn bản giấy và gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến Ngân hàng Nhà nước (Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng) về hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định tại khoản 2, 3 và 4 Điều này.”

Theo đó, việc báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại đến Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phải được lập bằng văn bản giấy và gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến Ngân hàng Nhà nước thông qua các cơ quan như Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, không được gửi bằng thư điện tử.

Tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ dùng để lập báo cáo được lưu trữ như thế nào?

Căn cứ Điều 6 Thông tư 13/2018/TT-NHNN, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ được quy định như sau:

(1) Ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài có quy định nội bộ về việc quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ.

(2) Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đảm bảo:

a) Tuân thủ quy định của pháp luật và quy định của Ngân hàng Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng;

b) Lưu trữ đầy đủ để cung cấp theo yêu cầu của kiểm toán nội bộ, tổ chức kiểm toán độc lập, cơ quan có thẩm quyền trong quá trình kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, kiểm tra, thanh tra, giám sát.

Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện theo quy định nêu trên.

Báo cáo về kết quả kiểm tra, đánh giá nội bộ trong chuỗi báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ được lập như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 13/2018/TT-NHNN, báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm:

- Báo cáo hằng năm về kết quả tự kiểm tra, đánh giá kiểm soát nội bộ theo Phụ lục số 01 ban hành kèm theo Thông tư 13/2018/TT-NHNN;

- Báo cáo hằng năm về quản lý rủi ro theo Phụ lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư 13/2018/TT-NHNN;

- Báo cáo hằng năm về đánh giá nội bộ về mức đủ vốn theo Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư 13/2018/TT-NHNN;

- Báo cáo hằng năm về kiểm toán nội bộ theo Phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư 13/2018/TT-NHNN, báo cáo đột xuất về kiểm toán nội bộ.

(1) Về thời hạn gửi báo cáo: quy định tại khoản 3 Điều 7 Thông tư 13/2018/TT-NHNN

- Đối với các báo cáo quy định tại điểm a, b và c khoản 2 Điều này: Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài gửi báo cáo của năm tài chính;

- Đối với báo cáo quy định tại điểm d khoản 2 Điều này:

+ Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, ngân hàng thương mại gửi báo cáo kiểm toán nội bộ của năm tài chính;

+ Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm toán nội bộ, chi nhánh ngân hàng nước ngoài gửi báo cáo kiểm toán nội bộ của năm tài chính. Trường hợp không kiểm toán nội bộ trong năm tài chính, chi nhánh ngân hàng nước ngoài không phải gửi báo cáo;

+ Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm toán nội bộ đột xuất, ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài gửi báo cáo kiểm toán nội bộ đột xuất.

(2) Về nội dung báo cáo: quy định tại khoản 4 Điều 7 Thông tư 13/2018/TT-NHNN

"Báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ quy định tại khoản 2 Điều này phải cập nhật các tồn tại, hạn chế, rủi ro mới phát sinh của hệ thống kiểm soát nội bộ trong toàn bộ ngân hàng thương mại (bao gồm các bộ phận tại trụ sở chính, chi nhánh và các đơn vị phụ thuộc khác của ngân hàng thương mại theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về mạng lưới hoạt động của ngân hàng thương mại (sau đây gọi là đơn vị phụ thuộc khác) và chi nhánh ngân hàng nước ngoài."

Như vậy, báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại gửi cho Ngân hàng Nhà nước phải được lập thành văn bản và gửi trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính. Quá trình lập báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo các quy định về tài liệu, thời hạn gửi báo cáo, nội dung báo cáo theo luật định.

Báo cáo về kết quả tự kiểm tra, đánh giá kiểm soát nội bộ được lập theo mẫu sau:

PHỤ LỤC SỐ 01

(Ban hành kèm theo Thông tư số 13/2018/TT-NHNN ngày 18/5/2018 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài)

TÊN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI, CHI NHÁNH NGÂN HÀNG

BÁO CÁO

KẾT QUẢ TỰ KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

(Năm...)

Kính gửi: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

1. Tình hình thực hiện KSNB:

1) Đối với hoạt động kiểm soát:

a) Mô tả hoạt động kiểm soát theo nguyên tắc ba tuyến bảo vệ;

b) Quy định nội bộ:

(i) Liệt kê các quy định nội bộ đã ban hành theo các nội dung quy định tại Điều 93 Luật các tổ chức tín dụng;

(ii) Tính phù hợp, tuân thủ của các quy định nội bộ đối với quy định của Ngân hàng Nhà nước và quy định của pháp luật có liên quan (kết quả tự đánh giá);

(iii) Tình hình tuân thủ quy định nội bộ của các cá nhân, bộ phận;

c) Kết quả tự kiểm tra, đánh giá hoạt động kiểm soát (đánh giá hoạt động kiểm soát theo quy định tại Điều 14, 15 và 16 Thông tư số …../2018/TT-NHNN ngày …/…/2018 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài).

2. Đối với cơ chế trao đổi thông tin và hệ thống thông tin quản lý:

a) Mô tả về hệ thống thông tin quản lý;

b) Cơ chế trao đổi thông tin;

c) Đánh giá hệ thống thông tin quản lý và cơ chế trao đổi thông tin trong việc đáp ứng các quy định tại Điều 19 và 20 Thông tư số …./2018/TT-NHNN ngày …./…./2018 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

3. Tồn tại, hạn chế của kiểm soát nội bộ:

II. Kết quả xử lý, khắc phục các hạn chế, yếu kém của kiểm soát nội bộ theo kiến nghị của Ngân hàng Nhà nước, tổ chức kiểm toán độc lập và các cơ quan chức năng khác:

III. Đề xuất, kiến nghị đối với Ngân hàng Nhà nước: