Nếu không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động có bị phạt không? Tôi có phải đóng tiền trả sổ bảo hiểm cho công ty để được nhận lại sổ khi nghỉ việc không?

Nội dung chính

• Người lao động nghỉ việc bao lâu thì được trả lại sổ bảo hiểm xã hội?
• Nếu không trả sổ bảo hiểm cho người lao động có bị phạt không?
• Có phải đóng tiền trả sổ bảo hiểm xã hội cho công ty để được nhận lại sổ khi nghỉ việc không?

Nếu không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động có bị phạt không?

Người lao động nghỉ việc bao lâu thì được trả lại sổ bảo hiểm xã hội?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, như sau:

“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Theo đó, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và đồng thời trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động.

Bên cạnh đó, theo khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng nhấn mạnh về trách nhiệm của người sử dụng lao động phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, như sau:

“5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Tuy nhiên, hiện nay chưa có quy định cụ thể về thời hạn để người sử dụng lao động hoàn tất các thủ tục để trả lại sổ bảo hiểm xã hội. Căn cứ theo quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, trước tiên người sử dụng lao động phải làm thủ tục báo giảm lao động.

Tại khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định như sau:

“1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.”

Một trong các trường hợp mà đơn vị, doanh nghiệp phải báo giảm bảo hiểm xã hội thì có trường hợp người lao động đã nghỉ việc. Theo quy định tại khoản 8.3 Điều 8 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 quy định như sau:

“8.3 […] Khi người lao động thôi việc thì đơn vị lập hồ sơ báo giảm, căn cứ hồ sơ giảm cơ quan BHXH sẽ in tờ rời xác nhận sổ của thời gian tiếp theo chuyển đơn vị để trả người lao động (người lao động không phải nộp lại sổ cho cơ quan BHXH).”

Về thời hạn giải quyết thủ tục báo giảm, căn cứ theo điểm d khoản 3 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, quy định như sau:

“3. Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn sau đây:

[...]

d) 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.”

Như vậy, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ giải quyết thủ tục này cho đơn vị sử dụng lao động. Đồng thời người sử dụng lao động phải có trách nhiệm thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Nếu không trả sổ bảo hiểm cho người lao động có bị phạt không?

Căn cứ theo điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, về mức xử phạt nếu không trả sổ cho người lao động, cụ thể như sau:

“4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

[…]

d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.”

Theo đó, trường hợp người sử dụng lao động không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định này thì có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt trên đây là mức phạt đối với cá nhân, còn mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Có phải đóng tiền trả sổ bảo hiểm xã hội cho công ty để được nhận lại sổ khi nghỉ việc không?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nêu rõ trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động của người sử dụng lao động. Vì vậy, việc trả sổ bảo hiểm cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động là nghĩa vụ của công ty bạn. Công ty không được thu bất kỳ khoản phí nào đối với người lao động để họ được nhận lại sổ bảo hiểm xã hội.

Theo thông tin mà bạn cung cấp, việc công ty yêu cầu bạn đóng 200.000 đồng để nhận lại sổ bảo hiểm là trái với quy định của pháp luật.

Đối với trường hợp này, bạn có thể khiếu nại trực tiếp lên Giám đốc công ty nơi bạn đã làm việc để yêu cầu giải quyết vấn đề của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể khởi kiện ra Tòa án nơi công ty đặt trụ sở để bảo vệ quyền và lợi ích của mình.