Mục đích của việc lập Bảng chấm công là gì? Có những phương pháp chấm công nào? Mẫu Bảng chấm công là mẫu nào?

Nội dung chính

• Mục đích của việc lập Bảng chấm công là gì? Một số lưu ý đối với việc áp dụng Bảng chấm công? Mẫu Bảng chấm công là mẫu nào?
• Có những phương pháp chấm công nào?
• Hướng dẫn cách ghi Bảng chấm công?

Mục đích của việc lập Bảng chấm công là gì? Một số lưu ý đối với việc áp dụng Bảng chấm công? Mẫu Bảng chấm công là mẫu nào?

Theo quy định tại mẫu Bảng chấm công - Mẫu số 01a - LĐTL Phụ lục 3 được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì:

Mục đích của việc lập Bảng chấm công là dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, ... để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.

Lưu ý số 1: theo quy định tại Điều 1 Thông tư 200/2014/TT-BTC về đối tượng áp dụng mẫu Bảng chấm công - Mẫu số 01a - LĐTL Phụ lục 3 được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.

Lưu ý số 2:

Căn cứ tại Điều 117 Thông tư 200/2014/TT-BTC Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

1. Các loại chứng từ kế toán tại phụ lục 3 Thông tư này đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

2. Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn Phụ lục 3 Thông tư này.

3. Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.

Theo đó, doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế Mẫu Bảng chấm công phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế Mẫu Bảng chấm công cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng Mẫu Bảng chấm công - Mẫu số 01a - LĐTL Phụ lục 3 được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.

Tải về Mẫu Bảng chấm công - Mẫu số 01a - LĐTL Phụ lục 3 được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mục đích của việc lập Bảng chấm công là gì? (Hình từ Internet)

Có những phương pháp chấm công nào?

Theo quy định tại mẫu Bảng chấm công - Mẫu số 01a - LĐTL Phụ lục 3 được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì:

Đối với phương pháp chấm công: Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại đơn vị để sử dụng 1 trong các phương pháp chấm công sau:

- Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp,... thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.

Cần chú ý 2 trường hợp:

+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất. Ví dụ người lao động A trong ngày họp 5 giờ làm lương thời gian 3 giờ thì cả ngày hôm đó chấm “H” Hội họp.

+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.

- Chấm công theo giờ:

Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.

- Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm "NB" và vẫn tính trả lương thời gian.

Hướng dẫn cách ghi Bảng chấm công?

Hướng dẫn cách ghi Bảng chấm công được hướng dẫn bởi Phụ lục 3 được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:

Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm công hàng tháng.

Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác.

Cột C: Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người.

Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng).

Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương sản phẩm của từng người trong tháng.

Cột 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.

Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từng người trong tháng.

Cột 35: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương của từng người trong tháng.

Cột 36: Ghi tổng số công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người trong tháng.

Lưu ý:

- Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm,...) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.

- Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,... về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu qui ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35.

- Ngày công được quy định là 8 giờ. Khi tổng hợp quy thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa.

Ví dụ: 22 công 4 giờ ghi 22,4

- Bảng chấm công được lưu tại phòng (ban, tổ,…) kế toán cùng các chứng từ có liên quan.