Mẫu sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng là mẫu nào? Hướng dẫn sử dụng sổ được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Mẫu sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng là mẫu nào?
• Hướng dẫn sử dụng sổ được quy định như thế nào?
• Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng có được được lập dưới dạng điện tử hay không?
• Văn phòng công chứng có bắt buộc phải lập sổ công chứng hợp đồng, giao dịch hay không?

Mẫu sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng là mẫu nào?

Mẫu sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng là Mẫu TP-CC-27 được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BTP.

Tải về Mẫu sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng.

Hướng dẫn sử dụng sổ được quy định như thế nào?

Hướng dẫn sử dụng sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng được quy định tại Mẫu TP-CC-27 được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BTP; cụ thể như sau:

- Chữ viết trong sổ phải rõ ràng, không tẩy xóa, phải viết bằng mực loại tốt; trong một Sổ chỉ được dùng một màu mực đen hoặc xanh (áp dụng đối với trường hợp viết tay).

- Trước khi vào Sổ phải kiểm tra các dữ liệu sẽ ghi vào Sổ để tránh nhầm lẫn.

+ Trường hợp viết nhầm, sửa lỗi kỹ thuật phải gạch đi viết lại, không được viết đè lên chữ cũ; khi sửa lại phải ghi vào cột ghi chú những nội dung sửa; họ và tên, chữ ký của người đã sửa và ngày, tháng, năm sửa và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào chỗ sửa.

- Phải ghi đầy đủ các cột mục có trong Sổ và lưu ý:

Cột (1): Số công chứng trong cột này là số ghi trong lời chứng của công chứng viên; mỗi một yêu cầu công chứng phải ghi một số, không phụ thuộc vào số lượng văn bản công chứng của yêu cầu công chứng đó; không được lấy số kèm theo chữ cái.

Cột (8): Ghi thông tin của tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch (nếu có).

- Khi sử dụng phải ghi ngày mở Sổ, khi kết thúc phải ghi ngày khóa Sổ.

- Sổ phải được giữ sạch, không được để nhòe hoặc rách nát và phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại tổ chức hành nghề công chứng.

Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng có được được lập dưới dạng điện tử hay không? (Hình từ Internet)

Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng có được được lập dưới dạng điện tử hay không?

Căn cứ tại Điều 25 Thông tư 01/2021/TT-BTP về sổ công chứng và số công chứng như sau:

Sổ công chứng và số công chứng

1. Sổ công chứng dùng để theo dõi, quản lý các việc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Sổ được lập theo từng năm, ngày mở sổ là ngày 01 tháng 01, ngày khóa sổ là ngày 31 tháng 12. Sổ phải được đánh số trang, viết liên tiếp theo thứ tự từ 01 cho đến hết sổ, không được bỏ trống các dòng hoặc các trang, phải đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

Khi hết năm, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm; người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào sổ.

Sổ công chứng được lập theo mẫu, bao gồm sổ công chứng hợp đồng, giao dịch (Mẫu TP-CC-27) và sổ công chứng bản dịch (Mẫu TP-CC-28).

2. Số công chứng là số thứ tự ghi trong sổ công chứng, kèm theo quyển số, năm thực hiện công chứng và ký hiệu loại việc công chứng (hợp đồng, giao dịch; bản dịch). Số thứ tự ghi trong sổ công chứng phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được lấy số kèm theo chữ cái; trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước.

Số ghi trong văn bản công chứng là số tương ứng với số công chứng đã ghi trong sổ công chứng.

3. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng lập sổ công chứng điện tử thì định kỳ hàng tháng phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật. Việc lập sổ, ghi sổ và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Như vậy, sổ công chứng hợp đồng, giao dịch của văn phòng công chứng có thể được lập dưới dạng điện tử nhưng định kỳ hàng tháng phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

Văn phòng công chứng có bắt buộc phải lập sổ công chứng hợp đồng, giao dịch hay không?

Căn cứ tại khoản 9 Điều 33 Luật Công chứng 2014 về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

...

8. Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.

9. Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.

10. Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.

11. Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Đồng thời, theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 01/2021/TT-BTP thì sổ công chứng bao gồm sổ công chứng hợp đồng, giao dịch và sổ công chứng bản dịch.

Như vậy, văn phòng công chứng có nghĩa vụ phải phải lập sổ công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định.