Lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ trong quân đội được thực hiện trong trường hợp nào? Công tác quản lý những hồ sơ quản lý tạm giữ cần được thực hiện ra sao?

Nội dung chính

• Lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ trong quân đội được thực hiện trong trường hợp nào?
• Công tác quản lý những hồ sơ quản lý tạm giữ cần được thực hiện ra sao?
• Thời hạn hủy hồ sơ quản lý tạm giữ được quy định thế nào?

Lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ trong quân đội được thực hiện trong trường hợp nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Thông tư 23/2018/TT-BQP như sau:

Lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

1. Lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam trong các trường hợp sau:

a) Người bị tạm giữ, tạm giam được trả tự do;

b) Người bị tạm giữ, tạm giam được thay đổi biện pháp tạm giữ, tạm giam bằng biện pháp ngăn chặn khác;

c) Người đang bị tạm giữ, người bị tạm giam chết hoặc bỏ trốn;

...

Như vậy, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ trong quân đội được thực hiện trong một số trường hợp như:

- Người bị tạm giữ, tạm giam được trả tự do;

- Người bị tạm giữ, tạm giam được thay đổi biện pháp tạm giữ, tạm giam bằng biện pháp ngăn chặn khác;

- Người đang bị tạm giữ, người bị tạm giam chết hoặc bỏ trốn.

Hồ sơ tạm giữ (Hình từ Internet)

Công tác quản lý những hồ sơ quản lý tạm giữ cần được thực hiện ra sao?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Thông tư 23/2018/TT-BQP như sau:

Quản lý hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

1. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải đăng ký vào sổ và quản lý theo chế độ bảo mật; thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ giao cho cá nhân quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư này trực tiếp quản lý.

2. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải được để trong hộp hoặc cặp đựng tài liệu và để đúng nơi quy định.

3. Thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam có trách nhiệm bố trí nơi bảo quản, các thiết bị, phương tiện cần thiết như giá, tủ đựng hồ sơ, cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, phương tiện phòng chống cháy nổ, mối mọt, ẩm ướt và các biện pháp khác để bảo vệ an toàn cho hồ sơ.

4. Cán bộ quản lý hồ sơ phải thường xuyên kiểm tra, đề xuất biện pháp quản lý không để hồ sơ bị mất, hư hỏng. Khi phát hiện hồ sơ tài liệu bị mất, hư hỏng, bị sửa chữa phải báo cáo ngay thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam để truy tìm, khắc phục; đồng thời báo cáo cơ quan nghiệp vụ cấp trên trực tiếp.

5. Bàn giao hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

a) Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam chỉ được bàn giao cho tổ chức, cá nhân khi có quyết định của cấp có thẩm quyền.

b) Khi bàn giao phải lập biên bản, có chữ ký của cán bộ giao, nhận và xác nhận, đóng dấu của cơ sở tạm giữ, tạm giam.

c) Hồ sơ bàn giao phải được đăng ký, kê khai vào sổ xuất, nhập tài liệu.

6. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải hoàn thành thủ tục và chuyển cho lưu trữ cơ quan trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc tạm giữ, tạm giam đối với những trường hợp quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 9 Thông tư này.

Như vậy, để công tác quản lý những hồ sơ quản lý tạm giữ được tốt nhất thì cần phải được lưu ý thực hiện như sau:

- Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải đăng ký vào sổ và quản lý theo chế độ bảo mật;

Thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ giao cho cá nhân quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư này trực tiếp quản lý.

- Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải được để trong hộp hoặc cặp đựng tài liệu và để đúng nơi quy định.

- Thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam có trách nhiệm bố trí nơi bảo quản...

- Cán bộ quản lý hồ sơ phải thường xuyên kiểm tra, đề xuất biện pháp quản lý không để hồ sơ bị mất, hư hỏng.

Khi phát hiện hồ sơ tài liệu bị mất, hư hỏng, bị sửa chữa phải báo cáo ngay thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam để truy tìm, khắc phục; đồng thời báo cáo cơ quan nghiệp vụ cấp trên trực tiếp.

- Bàn giao hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

- Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải hoàn thành thủ tục và chuyển cho lưu trữ cơ quan trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc tạm giữ, tạm giam đối với những trường hợp quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 9 Thông tư này.

Thời hạn hủy hồ sơ quản lý tạm giữ được quy định thế nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Thông tư 23/2018/TT-BQP, quy định về thời hạn lưu trữ và hủy hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam như sau:

Thời hạn lưu trữ và hủy hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

...

4. Hồ sơ người bị tạm giữ, người bị tạm giam được hủy sau khi thời hạn lưu trữ kết thúc.

Như vậy, thời hạn hủy hồ sơ quản lý tạm giữ là sau khi thời hạn lưu trữ kết thúc.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ được hiểu như sau:

- Đối với hồ sơ người bị tạm giữ được trả tự do; được thay đổi biện pháp tạm giữ bằng biện pháp ngăn chặn khác; người bị tạm giữ chết thì thời hạn lưu trữ là 50 (năm mươi) năm tính từ năm kết thúc việc tạm giữ.

- Đối với hồ sơ người bị tạm giữ bỏ trốn thì thời hạn lưu trữ là 70 (bảy mươi) năm tính từ năm người bị tạm giữ bỏ trốn.