Kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử được pháp luật quy định như thế nào? Bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử dựa trên nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử dựa trên nguyên tắc nào?
• Bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải đảm bảo những yêu cầu nào?
• Kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử được pháp luật quy định như thế nào?

Bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử dựa trên nguyên tắc nào?

Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định như sau:

Nguyên tắc

1. Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ.

2. Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Theo đó, bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử dựa trên nguyên tắc sau:

- Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ.

- Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử (Hình từ Internet)

Bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải đảm bảo những yêu cầu nào?

Tại Điều 8 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định cụ thể:

Yêu cầu

1. Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.

2. Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

3. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

4. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

5. Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.

Như vậy, bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.

- Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

- Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

- Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.

Kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử được pháp luật quy định như thế nào?

Theo Điều 9 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định như sau:

Kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Thời gian kiểm tra: Định kỳ hàng năm.

2. Quy trình kiểm tra quy định tại Phụ lục III Thông tư này.

3. Biên bản kiểm tra quy định tại Phụ lục IV Thông tư này.

Như vậy, kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử được pháp luật quy định như sau:

- Thời gian kiểm tra: Định kỳ hàng năm.

- Quy trình kiểm tra quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BNV như sau:

Bước 1. Xác định nguồn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ kiểm tra

Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thực hiện xác định cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để tiến hành kiểm tra định kỳ.

Bước 2. Khởi động hệ thống trang thiết bị, phần mềm phục vụ kiểm tra

Chuẩn bị trang thiết bị, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, phương tiện lưu trữ, phần mềm phục vụ kiểm tra và khởi động hệ thống kiểm tra. Việc chuẩn bị nhằm bảo đảm an toàn, hạn chế tối đa lỗi có thể xảy ra trong quá trình tiến hành kiểm tra.

Bước 3. Kết nối hệ thống phục vụ kiểm tra với phương tiện lưu trữ

Sau khi đã thực hiện xác định nguồn cơ sở dữ liệu kiểm tra và chuẩn bị các phương tiện lưu trữ, phần mềm, cần thiết để phục vụ việc kiểm tra, người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức tiến hành kết nối các phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ với hệ thống để kiểm tra.

Bước 4. Kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Sử dụng phần mềm để kiểm tra dữ liệu tài liệu lưu trữ cần kiểm tra.

Bước 5. Thống kê danh mục gồm tên file, địa chỉ lưu trữ file bị lỗi

Thống kê danh mục gồm tên file, địa chỉ lưu trữ file bị lỗi, địa chỉ lưu trữ file lỗi bao gồm: Số, ký hiệu phương tiện lưu trữ, đường dẫn thư mục chứa file.

Bước 6. Ghi biên bản, lập hồ sơ

Kết thúc quá trình kiểm tra, người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức ghi Biên bản kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục IV Thông tư này, lập và lưu hồ sơ việc phục vụ hoạt động quản lý và theo dõi định kỳ.

Tải quy trình kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại đây.

- Biên bản kiểm tra quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BNV.

Tải biên bản kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại đây.