Khi tổ chức sự kiện du lịch thì phạm vi của hệ thống quản lý tính bền vững được xác định như thế nào?

Nội dung chính

• Khi tổ chức sự kiện du lịch thì các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến bối cảnh của tổ chức gồm những vấn đề gì?
• Khi tổ chức sự kiện du lịch phạm vi của hệ thống quản lý tính bền vững được xác định như thế nào?
• Các khâu chính nào có trong tổ chức sự kiện du lịch? Và những khâu này có thể bị giới hạn không?

Khi tổ chức sự kiện du lịch thì các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến bối cảnh của tổ chức gồm những vấn đề gì?

Tại Mục 4.1 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12595:2018 có quy định như sau:

Các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến bối cảnh của tổ chức khi tổ chức sự kiện du lịch có thể bao gồm (nhưng không giới hạn):

a) vấn đề nội bộ liên quan đến:

1) kết quả thực hiện tổng thể của tổ chức; thương hiệu của tổ chức và thương hiệu trong tổ chức sự kiện du lịch;

2) các yếu tố về nguồn lực (xem 7.1.3, TCVN ISO 9001:2015), tài chính, môi trường cho việc thực hiện các khâu của quá trình tổ chức sự kiện du lịch (xem 7.1.4, TCVN ISO 9001:2015), tri thức của tổ chức (xem 7.1.6, TCVN ISO 9001:2015);

3) khía cạnh con người như năng lực và cách ứng xử của cá nhân, quy tắc ứng xử và văn hóa của tổ chức; năng lực về chuyên môn, nghiệp vụ du lịch và ngoại ngữ; hiểu biết về các thị trường du lịch, văn hóa của các thị trường nguồn, các địa phương, điểm đến;

4) các yếu tố triển khai thực hiện như quá trình và khả năng cung cấp, kết nối dịch vụ, kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, theo dõi sự hài lòng của các bên liên quan và sự thỏa mãn nhu cầu của khách du lịch;

5) các yếu tố về điều hành của tổ chức như các quy tắc, văn hóa ứng xử và thủ tục ra quyết định hoặc cơ cấu tổ chức, vận hành bộ máy.

b) vấn đề liên quan đến bên ngoài, môi trường kinh tế - xã hội:

1) các yếu tố kinh tế như điều kiện kinh tế, dự báo lạm phát, nguồn tín dụng, tỉ giá ngoại tệ; mức thu nhập bình quân đầu người; đầu tư công, kết cấu hạ tầng, các dịch vụ và cơ sở vật chất kỹ thuật du lịch của địa phương - điểm đến nơi diễn ra sự kiện du lịch;

2) các yếu tố xã hội như tỉ lệ thất nghiệp của địa phương, an ninh - an toàn của điểm đến, trình độ dân trí, các ngày nghỉ lễ; đặc điểm văn hóa cộng đồng, phong tục tập quán, tôn giáo; các vấn đề về tệ nạn xã hội, dịch bệnh; mới, quy tắc đạo đức nghề nghiệp; quy tắc ứng xử trong du lịch;

3) các yếu tố chính trị như sự ổn định chính trị, các hiệp định thương mại quốc tế; chính sách xuất nhập cảnh, quan điểm chủ trương phát triển du lịch;

4) các yếu tố kỹ thuật như công nghệ mới, nguyên vật liệu và trang thiết bị;

5) các yếu tố thị trường như cạnh tranh, thị phần của tổ chức, sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự, xu hướng thị trường, thị trường du lịch trọng điểm, xu hướng tăng trưởng khách du lịch và phân khúc thị trường, sự ổn định của thị trường, các mối quan hệ trong chuỗi cung ứng; thương hiệu du lịch của điểm đến;

6) các yếu tố môi trường tự nhiên như thiên tai, biến đổi khí hậu, sự cố môi trường, tính mùa vụ trong du lịch;

7) các yếu tố luật định và chế định ảnh hưởng tới môi trường làm việc (xem 7.1.4, TCVN ISO 9001:2015) như các quy định về liên minh thương mại và quy định liên quan đến ngành du lịch.

Ở các sự kiện du lịch có tính chiến lược, quy mô lớn, hướng tới thu hút số lượng lớn các bên tham gia và khách du lịch, có thể sử dụng các công cụ như phân tích Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức (SWOT), phân tích Chính sách, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp lý, Môi trường (PESTLE).

Theo đó, các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến bối cảnh của tổ chức khi tổ chức sự kiện du lịch có thể là:

- Kết quả thực hiện tổng thể của tổ chức; thương hiệu của tổ chức và thương hiệu trong tổ chức sự kiện du lịch;

- Các yếu tố về nguồn lực, tài chính, môi trường cho việc thực hiện các khâu của quá trình tổ chức sự kiện du lịch, tri thức của tổ chức;

- Các yếu tố về điều hành của tổ chức như các quy tắc, văn hóa ứng xử và thủ tục ra quyết định hoặc cơ cấu tổ chức, vận hành bộ máy.

- Vấn đề liên quan đến bên ngoài, môi trường kinh tế - xã hội như các yếu tố kinh tế; các yếu tố xã hội như tỉ lệ thất nghiệp; kỹ thuật; chính trị, thị trường, môi trường tự nhiên,...

Tổ chức sự kiện du lịch (Hình từ Internet)

Khi tổ chức sự kiện du lịch phạm vi của hệ thống quản lý tính bền vững được xác định như thế nào?

Căn cứ tại Mục 4.3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12595:2018 quy định về việc xác định phạm vi thì:

TCVN ISO 20121:2015 (ISO 20121:2012)

4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý tính bền vững khi tổ chức sự kiện

Tổ chức phải xác định ranh giới và khả năng áp dụng hệ thống quản lý tính bền vững của sự kiện để thiết lập phạm vi của hệ thống.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải xem xét:

- các vấn đề bên trong và bên ngoài như nêu tại 4.1 và

- các yêu cầu như được nêu trong 4.2.

Phạm vi này phải được nêu ở dạng văn bản và phải có sẵn.

Ngoài ra, một nhà tổ chức sự kiện du lịch có thể tổ chức rất nhiều sự kiện khác nhau và có thể quyết định chỉ áp dụng tiêu chuẩn này cho một sự kiện du lịch duy nhất, một nhóm các sự kiện du lịch hoặc áp dụng cho tất cả các sự kiện mà đơn vị tổ chức.

Một nhà cung ứng cho tổ chức sự kiện du lịch cụ thể có thể quyết định áp dụng tiêu chuẩn TCVN 20121:2015 (ISO 20121:2012) cho phần hoạt động cung ứng của sự kiện du lịch này.

Việc công bố hoạt động cung ứng áp dụng tiêu chuẩn này đồng nghĩa với việc chỉ hoạt động cung ứng này mới được công nhận về sự phù hợp tiêu chuẩn và được công bố dưới bất kỳ hình thức nào.

Các khâu chính nào có trong tổ chức sự kiện du lịch? Và những khâu này có thể bị giới hạn không?

Cụ thể tại Mục 4.4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12595:2018 quy định như sau:

Hệ thống quản lý tính bền vững khi tổ chức sự kiện

...

Các khâu chính trong tổ chức sự kiện du lịch có thể, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

- Nghiên cứu bối cảnh, các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện du lịch;

- Xác định chủ đề, lập chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch; Chu trình quản lý sự kiện du lịch;

- Chuẩn bị tổ chức sự kiện du lịch;

- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện du lịch;

- Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;

- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện du lịch;

- Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện du lịch;

- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;

- Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;

- Xúc tiến và quảng bá sự kiện;

- Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;

- Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;

- Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;

- Chăm sóc khách hàng;

- Đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện du lịch.

Theo đó, các khâu chính nêu trên có thể có trong tổ chức sự kiện du lịch nhưng không được giới hạn những khâu này.