Khi tạo lập hồ sơ điện tử để lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải thì mã hồ sơ gồm những gì?

Nội dung chính

• Hồ sơ điện tử để lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải được tạo lập theo yêu cầu nào?
• Khi tạo lập hồ sơ điện tử để lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải thì mã hồ sơ gồm những gì?
• Quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải được pháp luật quy định như thế nào?

Hồ sơ điện tử để lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải được tạo lập theo yêu cầu nào?

Căn cứ tại Điều 14 Quy chế quản lý, khai thác và xử lý văn bản điện tử của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT năm 2019, có quy định về yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử như sau:

Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử

1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ

2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

3. Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử để lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải được tạo lập theo yêu cầu sau:

- Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ

- Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

- Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống

Hồ sơ điện tử (Hình từ Internet)

Khi tạo lập hồ sơ điện tử để lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải thì mã hồ sơ gồm những gì?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 15 Quy chế quản lý, khai thác và xử lý văn bản điện tử của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT năm 2019, có quy định về tạo lập hồ sơ điện tử như sau:

Tạo lập hồ sơ điện tử

1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục I và Trường thông tin số 2.3 Phụ lục II của Quy chế này. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục III của Quy chế này.

3. Mã hồ sơ gồm:

a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy định tại Quyết định 1561/QĐ-BGTVT ngày 18 tháng 7 năm 2018 ban hành danh mục Mã định danh phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được mặc định trong Hệ thống.

b) Năm hình thành hồ sơ

c) Số và ký hiệu hồ sơ

Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục III của Quy chế này.

Như vậy, theo quy định trên thì khi tạo lập hồ sơ điện tử để lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải thì mã hồ sơ gồm sau:

- Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

- Năm hình thành hồ sơ

- Số và ký hiệu hồ sơ

Quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải được pháp luật quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 16 Quy chế quản lý, khai thác và xử lý văn bản điện tử của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT năm 2019, có quy định về nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan như sau:

Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống. Ngoài bản lưu điện tử, văn thư in 01 bản giấy có chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu.

Như vậy, theo quy định trên thì quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải được pháp luật quy định như sau:

- Việc quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định 01/2013/NĐ-CP.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống. Ngoài bản lưu điện tử, văn thư in 01 bản giấy có chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu