Khi kết thúc hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát, công chức viên chức quản lý hồ sơ phải thực hiện những thủ tục gì?

Nội dung chính

• Khi kết thúc hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát, công chức viên chức quản lý hồ sơ phải thực hiện những thủ tục gì?
• Khi kết thúc hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát, việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện như thế nào?
• Những ai có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát?

Khi kết thúc hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát, công chức viên chức quản lý hồ sơ phải thực hiện những thủ tục gì?

Căn cứ theo Điều 7 Quy định chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 190/QĐ-VKSTC năm 2016 về kết thúc hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát như sau:

Kết thúc hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Thủ trưởng đơn vị Viện kiểm sát nhân dân có thẩm quyền quyết định lập hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát thì có quyền ra quyết định kết thúc hồ sơ.

Khi kết thúc các loại hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát quy định tại Điều 3 thì công chức, viên chức quản lý hồ sơ phải thực hiện các thủ tục:

a) Đánh số thứ tự các tài liệu có trong hồ sơ từ 01 đến hết;

b) Thống kê tài liệu có trong hồ sơ;

c) Định thời hạn bảo quản hồ sơ;

d) Soạn thảo và trình ký quyết định kết thúc hồ sơ;

e) Nộp lưu tại bộ phận lưu trữ.

Theo quy định trên, Thủ trưởng đơn vị Viện kiểm sát nhân dân có thẩm quyền quyết định lập hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát thì có quyền ra quyết định kết thúc hồ sơ.

Khi kết thúc các loại hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát theo quy định thì công chức viên chức quản lý hồ sơ phải thực hiện các thủ tục:

- Đánh số thứ tự các tài liệu có trong hồ sơ từ 01 đến hết;

- Thống kê tài liệu có trong hồ sơ;

- Định thời hạn bảo quản hồ sơ;

- Soạn thảo và trình ký quyết định kết thúc hồ sơ;

- Nộp lưu tại bộ phận lưu trữ.

Khi kết thúc hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát, công chức quản lý hồ sơ phải thực hiện những thủ tục gì? (Hình từ Internet)

Khi kết thúc hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát, việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo Điều 8 Quy định chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 190/QĐ-VKSTC năm 2016 về phân công, phân cấp lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát như sau:

Phân công, phân cấp lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Hồ sơ do đơn vị nào lập hoặc nhận bàn giao thì do đơn vị đó lưu trữ

Tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao: hồ sơ của các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao nộp lưu tại Phòng Lưu trữ, Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

Tại Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện hồ sơ nộp lưu tại Văn phòng hoặc bộ phận làm công tác văn phòng của các đơn vị đó.

Tại Viện kiểm sát quân sự các cấp: nộp lưu tại đơn vị hoặc bộ phận làm công tác văn phòng.

Như vậy, hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát do đơn vị nào lập hoặc nhận bàn giao thì do đơn vị đó lưu trữ.

- Tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao: hồ sơ của các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao nộp lưu tại Phòng Lưu trữ, Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

- Tại Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện hồ sơ nộp lưu tại Văn phòng hoặc bộ phận làm công tác văn phòng của các đơn vị đó.

- Tại Viện kiểm sát quân sự các cấp: nộp lưu tại đơn vị hoặc bộ phận làm công tác văn phòng.

Những ai có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát?

Căn cứ theo Điều 12 Quy định chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 190/QĐ-VKSTC năm 2016 như sau:

Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị Viện kiểm sát nhân dân các cấp, Viện kiểm sát quân sự các cấp và công chức, viên chức ngành Kiểm sát nhân dân

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm túc hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát.

Định kỳ 06 tháng phải kiểm tra, đánh giá tình hình, kết quả công tác hồ sơ của đơn vị, Viện kiểm sát cấp mình; hằng năm, phải kiểm tra tổng thể và báo cáo công tác hồ sơ nghiệp vụ.

2. Khi đánh giá kết quả công tác, nhận xét, đánh giá cán bộ, bổ nhiệm, xét danh hiệu thi đua, nâng lương phải căn cứ việc chấp hành chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là một tiêu chuẩn để xem xét, quyết định.

Như vậy, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm túc hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát.

Định kỳ 06 tháng phải kiểm tra, đánh giá tình hình, kết quả công tác hồ sơ của đơn vị, Viện kiểm sát cấp mình; hằng năm, phải kiểm tra tổng thể và báo cáo công tác hồ sơ nghiệp vụ.