Hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ là gì? Sử dụng hộp thư điện tử như thế nào?

Nội dung chính

• Hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ là gì?
• Cá nhân được cấp hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm gì?
• Sử dụng hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ như thế nào?

Hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ là gì?

Hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ theo khoản 5 Điều 12 Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống Công nghệ thông tin của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 4105/QĐ-BKHCN năm 2019 cụ thể:

Hệ thống thư điện tử

1. Hệ thống thư điện tử của Bộ do TTCNTT quản lý và vận hành là hệ thống được sử dụng để gửi/nhận thông tin qua môi trường mạng phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và chuyên môn nghiệp vụ chung của Bộ.

2. Đơn vị và cá nhân thuộc diện được cấp hộp thư điện tử của Bộ bắt buộc phải sử dụng hộp thư điện tử có tên miền @most.gov.vn trong trao đổi thông tin phục vụ cho công việc.

3. Chế độ cung cấp hộp thư điện tử:

a) Mỗi đơn vị trực thuộc Bộ sẽ được cấp 01 hộp thư điện tử dùng chung.

b) Mỗi cá nhân là cán bộ công chức, viên chức và người lao động của Bộ được cấp 01 hộp thư điện tử.

4. Hệ thống thư điện tử của Bộ được vận hành trên hệ thống máy chủ chuyên dụng sử dụng các phần mềm có bản quyền, đường truyền của Bộ và được đăng ký sử dụng tên miền Quốc Gia.

5. Các loại hộp thư điện tử:

a) Hộp thư điện tử cá nhân: Là hộp thư điện tử của các cá nhân cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Bộ.

b) Hộp thư điện tử đơn vị: Là hộp thư điện tử dùng chung của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

c) Hộp thư nhóm: Là địa chỉ nhận thư của một nhóm người với chức năng tự chuyển thư được gửi tới vào hộp thư cá nhân của các thành viên trong nhóm.

Theo đó, hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ là hộp thư điện tử của các cá nhân cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Bộ.

Hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ (Hình từ Internet)

Cá nhân được cấp hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm gì?

Trách nhiệm quản lý hộp thư điện tử cá nhân thuộc Điều 15 Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống Công nghệ thông tin của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 4105/QĐ-BKHCN năm 2019 cụ thể:

Trách nhiệm quản lý hộp thư điện tử cá nhân

Cá nhân được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:

1. Thường xuyên kiểm tra và giải quyết công việc cụ thể được phân công trong hộp thư điện tử, trả lời thư điện tử theo thẩm quyền, chịu trách nhiệm về các nội dung thông tin gửi, nhận qua hộp thư điện tử của mình.

2. Đổi mật khẩu ban đầu được cấp phát; chịu trách nhiệm về mật khẩu hộp thư của mình và định kỳ thay đổi mật khẩu, không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình; Khi phát sinh lỗi hoặc sự cố trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử, bị mất quyền kiểm soát hộp thư hay mất mật khẩu phải liên hệ ngay với TTCNTT để được hỗ trợ.

3. Quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử của cá nhân đảm bảo an toàn. Không phát tán virus, thư rác hoặc gửi các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công việc thông qua Địa chỉ thư điện tử của cá nhân.

Như vậy, cá nhân được cấp hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm sau:

- Thường xuyên kiểm tra và giải quyết công việc cụ thể được phân công trong hộp thư điện tử, trả lời thư điện tử theo thẩm quyền, chịu trách nhiệm về các nội dung thông tin gửi, nhận qua hộp thư điện tử của mình.

- Đổi mật khẩu ban đầu được cấp phát; chịu trách nhiệm về mật khẩu hộp thư của mình và định kỳ thay đổi mật khẩu, không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình;

Khi phát sinh lỗi hoặc sự cố trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử, bị mất quyền kiểm soát hộp thư hay mất mật khẩu phải liên hệ ngay với TTCNTT để được hỗ trợ.

- Quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử của cá nhân đảm bảo an toàn. Không phát tán virus, thư rác hoặc gửi các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công việc thông qua Địa chỉ thư điện tử của cá nhân.

Sử dụng hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ như thế nào?

Sử dụng hộp thư điện tử cá nhân của Bộ Khoa học và Công nghệ theo Điều 16 Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống Công nghệ thông tin của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 4105/QĐ-BKHCN năm 2019 cụ thể:

- Các thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ được coi là thông tin chính thức trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cá nhân trực thuộc Bộ.

Cá nhân chỉ sử dụng hộp thư điện tử để giao dịch công việc và chịu trách nhiệm về nội dung gửi, nhận qua hộp thư điện tử của mình.

Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ cho mục đích cá nhân như đăng ký tài khoản ngân hàng, mạng xã hội...Không sử dụng địa chỉ thư điện tử miễn phí của các mạng xã hội (như @gmail.com, @yahoo.com,...) trong giao dịch công việc.

- Sử dụng chữ ký số của cá nhân được cấp để ký xác nhận trên thư điện tử gửi đi và và kiểm tra nguồn gốc thư điện tử khi nhận được; thực hiện mã hóa email quan trọng cần gửi qua mạng trong các đơn vị trực thuộc Bộ và với các Bộ, ngành liên quan nhằm đảm bảo tính bí mật, tính toàn vẹn, tính xác thực của nội dung thông tin.

- Người sử dụng hộp thư điện tử phải thường xuyên kiểm tra hộp thư để xử lý công việc một cách nhanh nhất và hiệu quả. Đối với hộp thư điện tử của đơn vị, Lãnh đạo đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý hộp thư điện tử của đơn vị có trách nhiệm hàng ngày kiểm tra, xử lý thông tin.