Viết sai hóa đơn giá trị gia tăng mà đã gửi cho người mua thì người bán phải xử lý như thế nào?

Nội dung chính

• Có những trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng nào?
• Viết sai hóa đơn giá trị gia tăng mà đã gửi cho người mua thì người bán xử lý làm sao?
• Cơ quan thuế phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót trong bao lâu?

Có những trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng nào?

Viết sai hóa đơn giá trị gia tăng là việc hoàn toàn có thể xảy ra, có rất nhiều sai sót có thể xảy ra khi viết đơn như: Viết sai Mã số Thuế, viết sai tên công ty, viết sai địa chỉ công ty, viết sai ngày – tháng hóa đơn, viết sai số tiền hóa đơn chưa VAT, viết sai số lượng mặt hàng, viết sai đơn giá mặt hàng, viết sai tổng tiền hóa đơn sau VAT, viết sai tên mặt hàng, viết sai thuế suất.

Sau đây là một vài trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng:

- Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

- Hóa đơn viết sai đã xé, chưa giao liên cho Khách hàng

- Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai Thuế

- Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng và đã kê khai Thuế

- Viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST

- Viết sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền.

Viết sai hóa đơn giá trị gia tăng mà đã gửi cho người mua thì người bán phải xử lý như thế nào?

Viết sai hóa đơn giá trị gia tăng mà đã gửi cho người mua thì người bán xử lý làm sao?

Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP qui định như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

…

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất; tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm…”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Căn cứ tại Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định như sau:

Quy định về xử lý chuyển tiếp:

…

6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

....

Như vậy, trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) theo quy định tại Khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính.

Cụ thể tại Công văn 54309/CTHN-TTHT năm 2022 về hóa đơn điện tử của cục thuế Hà Nội gửi cho Công Ty Liên Doanh Y Học Việt – Hàn về việc đề nghị hướng dẫn lập hóa đơn GTGT giảm giá hàng bán có nội dung hướng dẫn tương tự như trên.

Tóm lại, trường hợp hóa đơn đã lập mà phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới.

>>> Xem thêm: Tổng hợp mẫu hóa đơn giá trị gia tăng TẢI

Cơ quan thuế phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót trong bao lâu?

Căn cứ tại khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Như vậy, trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót.