Việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thực hiện tại Văn phòng công chứng có được không? Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính?

Nội dung chính

• Chứng thực bản sao điện tử là gì?
• Việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thực hiện tại Văn phòng công chứng có được không?
• Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính?

Chứng thực bản sao điện tử là gì?

Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì “Chứng thực điện tử” hay “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Chứng thực bản chính điện tử tại VPCC? (Hình ảnh từ Internet)

Việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thực hiện tại Văn phòng công chứng có được không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP có quy định:

Yêu cầu cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý

1. Đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, kết nối, chia sẻ thông tin với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:

a) Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;

b) Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu.

....

3. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. ...

Tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định:

Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

....

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

....

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

...

Như vậy, đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì công chứng viên có thẩm quyền thực hiện hay nói cách khác việc chứng thực bản sao từ bản chính có thể thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng). Tuy nhiên, việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định tại Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì chỉ có thể thực hiện bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Do đó, việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính không thể thực hiện tại Văn phòng công chứng mà phải thực hiện tại hai cơ quan là:

+ Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

+ UBND cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính?

Dựa trên quy định tại Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau;

Bước 1

- Tổ chức, cá nhân có thể đặt lịch hẹn với cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực bằng cách: Đăng nhập vào cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG)/thủ tục hành chính: “ Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận’"/cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực (điền đầy đủ thông tin tỉnh, huyện, xã) và đặt lịch hẹn.

- Khi thực hiện chứng thực, tổ chức, cá nhân mang bản chính giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan tới trực tiếp cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Sau khi được tiếp nhận bản chính để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện chứng thực.

Bước 2

Công chức thực hiện công tác chứng thực kiểm tra bản chính cần chứng thực, nếu bảo đảm các quy định về chứng thực thì đăng nhập vào cổng DVCQG, thực hiện tiếp nhận:

(1) Với trường hợp tổ chức, cá nhân đặt lịch hẹn: Công chức thực hiện công tác chứng thực chọn lịch hẹn trong danh sách lịch hẹn (thông tin tổ chức, cá nhân được tự động lấy từ thông tin tài khoản)

(2) Với trường hợp tổ chức, cá nhân không đặt lịch hẹn, Công chức thực hiện công tác chứng thực nhập thông tin của tổ chức, cá nhân (nếu tổ chức, cá nhân có tài khoản DVCQG thì khi nhập tài khoản DVCQG, thông tin tổ chức, cá nhân được tự động điền theo thông tin tài khoản; nếu tổ chức, cá nhân không có tài khoản DVCQG thì nhập thông tin thư điện tử tổ chức, cá nhân cung cấp).

Sau đó, Công chức thực hiện công tác chứng thực tạo bản scan, đính kèm file scan bản chính lên hệ thống, nhập lời chứng và thực hiện chuyển hồ sơ trình lãnh đạo ký.

Bước 3

Lãnh đạo đăng nhập vào Cổng DVCQG, kiểm tra hồ sơ chứng thực đang trình, ký số lên bản scan.

Bước 4

Cán bộ quản lý con dấu cơ quan đăng nhập vào cổng DVCQG, cấp số chứng thực điện tử do hệ thống cấp tự động theo Sổ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, ký số cơ quan lên bản scan, hoàn thiện quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính được đồng bộ về tài khoản cổng DVCQG (trong trường hợp thông tin đăng ký trùng với thông tin tài khoản DVCQG) hoặc gửi về email cho người đăng ký theo email người đăng ký cung cấp.