Trình tự tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền như thế nào?

Nội dung chính

• Trình tự tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền như thế nào?
• Quy định về quản lý thông tin hỗ trợ kiểm soát đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
• Trình tự tiếp nhận, xử lý thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như thế nào?

Trình tự tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền như thế nào?

Theo quy định tại Điều 9 Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022 quy định về trình tự tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền cụ thể như sau:

Bước 1:

- Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn (bao gồm dữ liệu hóa đơn đã hủy sẽ được tiếp nhận theo Điều 10 Quy trình này), Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin gói dữ liệu của người nộp thuế, bao gồm:

+ Mã số thuế của người nộp thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04).

+ Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng Chuẩn dữ liệu theo quy định.

+ Người nộp thuế không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Chữ ký số của người nộp thuế theo gói hóa đơn theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

+ Tình trạng hoạt động; hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử của tổ chức truyền nhận.

+ Số lượng hóa đơn trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng hóa đơn trong thông tin chung của gói dữ liệu hóa đơn điện tử.

+ Thông tin mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải thuộc dải ký tự mã của cơ quan thuế đã cấp cho người nộp thuế, đảm bảo duy nhất.

- Căn cứ kết quả đối chiếu các thông tin nêu trên, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi người nộp thuế theo phương thức qua tổ chức truyền nhận, gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để người nộp thuế có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp và gửi vào thư điện tử email của người nộp thuế. Trường hợp kết quả đối chiếu là hợp lệ thì dữ liệu sẽ được lưu vào Hệ thống. Trường hợp kết quả đối chiếu là không hợp lệ thì dữ liệu không được lưu vào Hệ thống.

Bước 2:

- Định kỳ từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, căn cứ dữ liệu hóa đơn người nộp thuế đã gửi đến cơ quan thuế, các thông tin đã được cập nhật trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tiếp tục đối chiếu tự động các thông tin theo khoản 1 Điều này và các thông tin sau:

+ Hóa đơn điện tử có thời điểm lập và là loại hóa đơn phù hợp với thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã được Thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc các thông báo cơ quan thuế đã gửi người nộp thuế (ví dụ: Thông báo hóa đơn điện tử cần rà soát).

+ Số hóa đơn là duy nhất trong cùng bộ “MST, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn” trên hệ thống.

+ Trường hợp là hóa đơn thay thế thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị điều chỉnh, chưa bị thay thế và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

+ Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, không phải là hóa đơn thay thế và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

+ Trường hợp hóa đơn hủy đã tồn tại Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) theo Điều 10 Quy trình này và có đầy đủ lý do.

- Đối với trường hợp hóa đơn điều chỉnh, thay thế thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động gửi thông tin hóa đơn điều chỉnh, thay thế và hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế đến địa chỉ thư điện tử của người mua (nếu có).

Kết quả đối chiếu là căn cứ để cơ quan thuế đề nghị người nộp thuế giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Quy trình này.

Trình tự tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền như thế nào? (Hình từ Internet)

Quy định về quản lý thông tin hỗ trợ kiểm soát đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Đối với quy định về quản lý thông tin hỗ trợ kiểm soát đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì tại Điều 8 Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022 quy định cụ thể như sau:

(1) Dữ liệu hỗ trợ đối chiếu tự động trên Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT-CTĐT được đồng bộ từ các phần mềm ứng dụng tác nghiệp (TMS, TTR, TPR, ETAX, BCTC) theo Quy trình quản lý thuế liên quan. Tần suất đồng bộ và thời gian đồng bộ theo nguyên tắc chung tại Quy trình Quản lý hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 1447/QĐ-TCT ngày 05/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có).

Để đảm bảo dữ liệu hỗ trợ đối chiếu được chính xác, các bộ phận chức năng của cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm thực hiện việc kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế theo Quy chế quy định trách nhiệm về kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế ban hành kèm theo Quyết định số 2018/QĐ-TCT ngày 12/12/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

(2) Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai chuyển đổi sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh thì công chức thuế thuộc Đội thuế liên xã, phường lập danh sách chuyển bộ phận Đăng ký thuế thực hiện cập nhật trạng thái ngừng hoạt động kinh doanh theo hình thức kê khai trên Hệ thống TMS phân hệ Đăng ký thuế và Hệ thống hóa đơn điện tử tự động cập nhật ngày ngừng sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền vào Danh sách người nộp thuế sử dụng/ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (theo Mẫu 03-8/QTr-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này).

Trình tự tiếp nhận, xử lý thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như thế nào?

Về trình tự tiếp nhận, xử lý thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì tại Điều 10 Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022 quy định cụ thể như sau:

Bước 1:

- Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót của người nộp thuế, Cổng điện tử tự động đối chiếu gói dữ liệu của người nộp thuế gồm:

+ Mã số thuế của người nộp thuế phải thuộc các trạng thái (00, 02, 03, 04, 05).

+ Các chỉ tiêu trên thông báo đúng Chuẩn dữ liệu.

+ Chữ ký số của người nộp thuế theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

+ Số lượng thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trong thông tin chung của gói dữ liệu.

+ Tình trạng hoạt động; hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

+ Sự tồn tại của từng hóa đơn trong thông báo hóa đơn điện tử có sai sót người nộp thuế gửi. Đối với thông báo giải trình của người nộp thuế cho thông báo của cơ quan thuế thì đối chiếu sự tồn tại thông báo của cơ quan thuế.

- Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử thực hiện:

+ Trường hợp cơ quan thuế tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này do người nộp thuế gửi đến thì căn cứ kết quả đối chiếu trong 15 phút tại điểm a khoản này, Cổng điện tử tự động:

++ Tạo thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS nếu thông báo hóa đơn sai sót người nộp thuế gửi đúng theo chuẩn dữ liệu và hóa đơn sai sót trên thông báo có tồn tại, lưu dữ liệu vào Hệ thống HĐĐT-CTĐT, trên Thông báo tiếp nhận dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót cơ quan thuế ghi rõ hóa đơn sai sót được tiếp nhận và hóa đơn sai sót không được tiếp nhận, lý do không tiếp nhận, sử dụng chữ ký nhân danh của cơ quan thuế để ký và tự động gửi cho người nộp thuế qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để người nộp thuế có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp. Thông tin hóa đơn có sai sót cũng sẽ được gửi đến người mua qua địa chỉ thư điện tử của người mua.

++ Tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL nếu thông báo hóa đơn sai sót người nộp thuế gửi không đúng theo chuẩn dữ liệu hoặc hóa đơn sai sót trên thông báo không tồn tại, không lưu dữ liệu vào Hệ thống HĐĐT-CTĐT, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi người nộp thuế theo phương thức gửi qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để người nộp thuế có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp.

- Trường hợp cơ quan thuế tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này do người nộp thuế gửi đến thì căn cứ kết quả đối chiếu trong 15 phút tại điểm a khoản này, Cổng điện tử tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi người nộp thuế theo phương thức gửi qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để người nộp thuế có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp.

Trường hợp kết quả đối chiếu là hợp lệ (đúng theo chuẩn dữ liệu và hóa đơn có tồn tại) thì dữ liệu sẽ được lưu vào Hệ thống. Trường hợp kết quả đối chiếu là không hợp lệ thì dữ liệu không được lưu vào Hệ thống.

Bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, công chức bộ phận Thanh tra - kiểm tra tra cứu thông tin các thông báo ở trạng thái chưa xử lý, thực hiện rà soát thông tin từng hóa đơn người nộp thuế giải trình theo Thông báo của cơ quan thuế, trình Phụ trách bộ phận phê duyệt.

Căn cứ kết quả rà soát, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này).

Bước 3:

Ban hành thông báo về kết quả xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này) gửi người nộp thuế:

- Trường hợp cơ quan thuế tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này do người nộp thuế gửi đến thì thực hiện như sau: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, cơ quan thuế thực hiện:

+ Phụ trách bộ phận tra cứu Thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS ở trạng thái chưa xử lý. Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do công chức trình trên hệ thống, phụ trách bộ phận thực hiện duyệt, trình Thủ trưởng cơ quan thuế (hoặc người được Thủ trưởng cơ quan thuế phân công, ủy quyền) ký ban hành; trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

+ Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do phụ trách bộ phận trình, Thủ trưởng cơ quan thuế (hoặc người được Thủ trưởng cơ quan thuế phân công, ủy quyền) thực hiện duyệt và ký số đích danh trên thông báo. Trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

+ Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện cấp số văn bản và ký số đích danh cơ quan thuế trên thông báo ngay trong ngày Thủ trưởng cơ quan thuế (hoặc người được Thủ trưởng cơ quan thuế phân công, ủy quyền) ký số trên thông báo; trường hợp thông báo sai thể thức sử dụng chữ ký số trên văn bản thì văn thư sử dụng chức năng từ chối cấp số văn bản (hủy thông báo) và hệ thống sẽ tự động khôi phục lại thông báo để Lãnh đạo cơ quan thuế thực hiện ký lại.

+ Cổng điện tử tự động gửi thông báo cho người nộp thuế chậm nhất 15 phút kể từ thời điểm công chức được giao làm công tác văn thư cấp số văn bản và ký số đích danh cơ quan thuế, gửi người nộp thuế theo phương thức qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để người nộp thuế có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp.

- Hệ thống hóa đơn điện tử tự động gửi thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này đã được ký số cho người nộp thuế theo phương thức qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để người nộp thuế có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp và qua địa chỉ thư điện tử email của người mua trên hóa đơn có sai sót hoặc theo đăng ký (nếu có).

- Thông tin về hóa đơn điện tử trên Mẫu số 04/SS-HĐĐT và Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này cũng là căn cứ để Bộ phận TTKT xem xét ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT theo quy định tại Điều 11 Quy trình này.

Trên đây là một số thông tin chúng tôi cung cấp gửi tới bạn. Trân trọng!