Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11867:2017 về quản lý dự án, chương trình và danh mục đầu tư - Hướng dẫn quản lý danh mục đầu tư ra sao?

Nội dung chính

• Vai trò và trách nhiệm của quản lý dự án, chương trình và danh mục đầu tư là gì?
• Điều kiện tiên quyết đối với quản lý danh mục đầu tư là gì?
• Đánh giá danh sách và trạng thái hiện tại của các hợp phần danh mục đầu tư bao gồm những gì?

Vai trò và trách nhiệm của quản lý dự án, chương trình và danh mục đầu tư là gì?

Tại tiểu mục 3.3 Mục 3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11867:2017 có nêu rõ vai trò và trách nhiệm của quản lý dự án, chương trình và danh mục đầu tư như sau:

Nguyên tắc chung

- Người ra quyết định cần được chủ sở hữu hoặc pháp nhân kiểm soát tổ chức giao quyền hạn, trách nhiệm giải trình và trách nhiệm hành động.

- Quyền hạn này cần được ấn định cho các hành động và quyết định cụ thể và được giới hạn đối với danh mục đầu tư và các hợp phần danh mục đầu tư.

- Các vai trò và trách nhiệm khác cần được xác định phù hợp với phạm vi quyền hạn được ấn định. Việc quản lý danh mục đầu tư đòi hỏi các cá nhân có thẩm quyền vận dụng kiến thức và kinh nghiệm của mình.

- Các giám đốc điều hành và các nhà quản lý cấp cao cần chứng tỏ khả năng lãnh đạo và sự cam kết đối với việc quản lý danh mục đầu tư.

Xác định quyền quyết định đối với nội dung danh mục đầu tư

Vai trò, trách nhiệm hành động, quyền hạn và trách nhiệm giải trình cần được ấn định để cho phép đưa ra quyết định nhất quán trong toàn tổ chức nhằm hỗ trợ quản lý danh mục đầu tư có hiệu quả. Quyền quyết định cần được xác định cho:

- Các giám đốc điều hành và các nhả quản lý cấp cao chịu trách nhiệm về thiết lập và đánh giá chiến lược và kế hoạch kinh doanh của tổ chức;

- Những người ra quyết định có thẩm quyền sửa đổi danh mục đầu tư;

- Các nhà quản lý chỉ đạo các hoạt động hằng ngày của danh mục đầu tư, trong giới hạn đã thống nhất;

- Các bên liên quan hỗ trợ việc ra quyết định.

Sự tham gia và quản lý các bên liên quan

Cần thực hiện việc quản lý bên liên quan và sự tham gia của các bên liên quan. Các bên liên quan có thể bao gồm những bên tham gia hoạch định chiến lược và kinh doanh, quản lý dự án, chương trình và các văn phòng quản lý dự án hoặc chương trình. Các bên liên quan khác cần được nhận biết thông qua quá trình xác định và phân tích các bên liên quan đã được chấp thuận.

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11867:2017 về quản lý dự án, chương trình và danh mục đầu tư - Hướng dẫn quản lý danh mục đầu tư ra sao? (Hình từ Internet)

Điều kiện tiên quyết đối với quản lý danh mục đầu tư là gì?

Tại Mục 4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11867:2017 có nêu rõ điều kiện tiên quyết đối với quản lý danh mục đầu tư như sau:

(1) Tổng quan

Điều này đề cập đến các điều kiện tiên quyết mà tổ chức cần đáp ứng để thiết lập và duy trì việc quản lý danh mục đầu tư. Việc đề cập đến các điều kiện tiên quyết này cần bao gồm:

- Xem xét, cân nhắc các lợi ích tích cực và tiêu cực đối với tổ chức;

- Đánh giá tác động tích cực hoặc tiêu cực đối với tổ chức, cả ở góc độ nội bộ và bên ngoài;

- Thiết lập và sẵn sàng thực hiện.

(2) Thuyết minh về quản lý danh mục đầu tư

Quản lý danh mục đầu tư đòi hỏi sự đầu tư nguồn lực. Cần có thuyết minh về sự đầu tư này. Thuyết minh này cần đề cập đến nhu cầu, lợi ích và chi phí đầu tư, cũng như sự gắn kết với một hoặc nhiều mục tiêu chiến lược. Thể thức trình bày thuyết minh có thể khác biệt giữa các tổ chức.

(3) Khung quản lý danh mục đầu tư

Khung quản lý danh mục đầu tư có thể định ra phương thức mà theo đó tổ chức sẽ xác định và quyết định các hợp phần nào cần được ưu tiên và đưa vào danh mục đầu tư hoặc loại bỏ. Khung này cũng cần định ra cách thức phân bổ các nguồn lực cho các hợp phần đó.

(4) Các loại hợp phần danh mục đầu tư

Tổ chức cần xác định các loại công việc sẽ được đưa vào thành những hợp phần danh mục đầu tư hoặc loại ra khỏi danh mục đầu tư này cũng như các tiêu chí cần được sử dụng để xác định chúng. Các loại hợp phần danh mục đầu tư này bao gồm:

- Các loại dự án;

- Các loại chương trình;

- Các danh mục đầu tư khác;

- Công việc liên quan khác.

(5) Các tiêu chí lựa chọn và ưu tiên các hợp phần danh mục đầu tư

Các tiêu chí cho việc lựa chọn và ưu tiên các hợp phần danh mục đầu tư cần được xác định và có thể kiểm chứng được. Các tiêu chí này cần phản ánh các mục tiêu của danh mục đầu tư đã được xác định gắn kết với chiến lược của tổ chức. Các tiêu chí này cũng phải phản ánh các giá trị, nguyên tắc, chính sách của tổ chức và lợi ích mục tiêu khác.

Việc xác định và lập tài liệu về những tiêu chí như vậy cần phản ánh:

- Các hợp phần danh mục đầu tư đã lựa chọn hỗ trợ tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược của mình và hiện thực hóa các lợi ích cụ thể;

- Phương pháp hiện có để đánh giá mức độ gắn kết giữa danh mục đầu tư với khả năng rủi ro phải chịu;

- Danh mục đầu tư cân bằng được duy trì;

- Phương pháp thích hợp và nhất quán được tuân thủ để đánh giá và gắn kết các hợp phần danh mục đầu tư;

- Có khả năng so sánh giữa các hợp phần danh mục đầu tư thuộc các loại hình khác nhau.

(6) Sự gắn kết với các quá trình và hệ thống của tổ chức

Các quá trình và hệ thống quản lý danh mục đầu tư cần được gắn kết với các quá trình và hệ thống sau đây của tổ chức:

- Quá trình và hệ thống báo cáo việc thực hiện;

- Quá trình và hệ thống quản lý nguồn lực;

- Quá trình và hệ thống quản lý rủi ro;

- Quá trình và hệ thống quản lý tài chính;

- Quá trình và hệ thống quản lý dự án và chương trình;

- Phương pháp và chu trình trao đổi thông tin;

- Lập kế hoạch kinh doanh và hệ thống kinh doanh.

(7) Tính rõ ràng, minh bạch của danh mục đầu tư

Một hệ thống quản lý cần được định ra và thiết lập để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và thông tin liên quan cho những người ra quyết định. Hệ thống quản lý này cần đưa ra tình trạng và tổng quan về các yếu tố sau đây:

- Các hợp phần danh mục đầu tư;

- Quản lý nguồn lực;

- Sự gắn kết với các mục tiêu chiến lược và các lợi ích dự kiến khác;

- Tình trạng và việc hiện thực hóa các lợi ích;

- Mức độ rủi ro hiện tại từ danh mục đầu tư ảnh hưởng tới toàn bộ tổ chức nói chung.

Hệ thống quản lý này cần:

- Cho phép báo cáo về danh mục đầu tư;

- Gắn kết và phối hợp với các quá trình và hệ thống hiện có;

- Cung cấp tính rõ ràng, minh bạch của các hợp phần danh mục đầu tư được lựa chọn và tiềm năng.

Cấu trúc báo cáo việc thực hiện danh mục đầu tư

Cấu trúc và phương pháp báo cáo việc thực hiện với tiêu chí đo lường cần được thiết lập để theo dõi việc đạt được các mục tiêu của danh mục đầu tư và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Điều này cần bao gồm việc báo cáo về danh mục đầu tư một cách tổng thể và về từng hợp phần của danh mục này để:

- Cho phép đưa ra quyết định và cung cấp các cảnh báo kịp thời về các biến động của việc thực hiện;

- Cho phép tổ chức liên tục cải tiến công việc dự báo tài chính chiến lược và hiện thực hóa các lợi ích;

- Cho phép theo dõi các lịch trình, chi phí, đóng góp, lợi ích, rủi ro và cung cấp nguồn lực;

- Gắn kết chu trình báo cáo với chu trình phát triển hợp phần danh mục đầu tư;

- Tích hợp chu trình báo cáo với các quá trình của chu trình vòng đời dự án hoặc chương trình mà tổ chức sử dụng;

- Cho phép báo cáo về những việc lặp lại của danh mục đầu tư và sự tiến triển nhằm đạt được lợi ích;

- Báo cáo về tình trạng khả năng rủi ro của danh mục đầu tư cho tổ chức.

Cải tiến quản lý danh mục đầu tư

Tổ chức cần liên tục cải tiến tính phù hợp, đầy đủ, hiệu quả và hiệu lực của việc quản lý danh mục đầu tư.

Tổ chức cần:

- Đánh giá hiệu quả của khung quản lý danh mục đầu tư;

- Xác định và ưu tiên các cải tiến cần thực hiện.

Quản trị danh mục đầu tư

Các phương thức quản trị cần được thiết lập và có thể bao gồm các chính sách, xem xét về pháp lý, quá trình, vai trò và trách nhiệm, quy trình, giá trị, nguyên tắc và hướng dẫn khác của tổ chức.

Đánh giá danh sách và trạng thái hiện tại của các hợp phần danh mục đầu tư bao gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 5.2 Mục 5 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11867:2017 có nêu rõ

Để xây dựng và quản lý một danh mục đầu tư, cần đánh giá danh sách và trạng thái hiện tại của các hợp phần danh mục đầu tư, bao gồm:

- Văn bản hóa thông tin liên quan về các hợp phần danh mục đầu tư;

- Phân loại các hợp phần danh mục đầu tư dựa vào các tiêu chí đã xác định;

- Đánh giá sự phân bổ nguồn lực hiện tại, tính sẵn có và các hạn chế;

- Xác định sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hợp phần của danh mục đầu tư.