Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như thế nào?
• Biên mục nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu gì?
• Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?
• Thời gian và phương thức sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định thế nào?

Nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như thế nào?

Căn cứ tại Điều 4 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau:

- Bảo đảm thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức.

- Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư 10/2016/TT-BTTTT và tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư 39/2017/TT-BTTTT.

- Bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.

Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào? (Hình từ Internet)

Biên mục nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu gì?

Căn cứ tại Điều 5 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định yêu cầu đối với biên mục nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ như sau:

- Biên mục nội dung dữ liệu đặc tả phải bảo đảm cô đọng, rõ nghĩa đối với nội dung tài liệu cần mô tả.

- Trong trường hợp thuộc tính nội dung có nhiều giá trị khác nhau, thì phân biệt các thuộc tính nội dung bằng dấu chấm phẩy (;).

- Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cập nhật, bổ sung khi nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ có sự thay đổi.

Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 6 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

- Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy

+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

+ Ảnh màu.

+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

+ Tỷ lệ số hóa: 100%.

+ Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa.

++ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu.

++ Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png).

++ Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

+ Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

- Tài liệu ảnh

+ Định dạng: JPEG.

+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

- Tài liệu phim ảnh

+ Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv.

+ Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.

- Tài liệu âm thanh

+ Định dạng: MP3, .wma.

+ Bit rate tối thiểu: 128 kbps.

- Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư 39/2017/TT-BTTTT.

- Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục I Thông tư 02/2019/TT-BNV.

- Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục II Thông tư 02/2019/TT-BNV.

Thời gian và phương thức sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định như sau:

Sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Thời gian và phương thức sao lưu

a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải sao lưu hàng ngày theo phương thức sao lưu gia tăng, ngày đầu tiên hàng tháng phải sao lưu theo phương thức sao lưu đầy đủ.

b) Chuyển đổi phương tiện lưu trữ

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm phải chuyển đổi phương tiện lưu trữ 03 năm/01 lần theo phương thức sao lưu đầy đủ; Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sao lưu và lưu trữ bằng định dạng file XML (eXtensible Markup Language).

2. Quy trình sao lưu quy định tại Phụ lục V Thông tư này.

3. Nhật ký sao lưu quy định tại Phụ lục VI Thông tư này.

4. Biên bản sao lưu quy định tại Phụ lục VII Thông tư này.

Như vậy theo quy định trên thời gian và phương thức sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau:

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải sao lưu hàng ngày theo phương thức sao lưu gia tăng, ngày đầu tiên hàng tháng phải sao lưu theo phương thức sao lưu đầy đủ.

- Chuyển đổi phương tiện lưu trữ: Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm phải chuyển đổi phương tiện lưu trữ 03 năm/01 lần theo phương thức sao lưu đầy đủ; Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sao lưu và lưu trữ bằng định dạng file XML (eXtensible Markup Language).