Thủ tục tổ chức họp của Bộ NN&PTNT như thế nào? Thủ tục đăng ký, sử dụng phòng họp do Văn phòng Bộ NN&PTNT quản lý ra sao?

Nội dung chính

• Thủ tục đăng ký, sử dụng phòng họp do Văn phòng Bộ NN&PTNT quản lý ra sao?
• Thủ tục tổ chức họp của Bộ NN&PTNT như thế nào?
• Thời gian thực hiện thủ tục tổ chức họp của Bộ NN&PTNT ra sao?

Thủ tục đăng ký, sử dụng phòng họp do Văn phòng Bộ NN&PTNT quản lý ra sao?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 8 Mục 1 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2202/QĐ-BNN-VP năm 2023 quy định thủ tục đăng ký, sử dụng phòng họp do Văn phòng Bộ NN&PTNT như sau:

- Bước 1. Đăng ký phòng họp

Các đơn vị có yêu cầu sử dụng phòng họp phải đăng ký với Văn phòng Bộ trước ngày tổ chức họp ít nhất 02 ngày làm việc đối với cuộc họp có dưới 70 đại biểu; trước 04 ngày làm việc đối với cuộc họp từ 70 đại biểu trở lên, trừ trường hợp có cuộc họp khẩn cấp theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực.

- Bước 2. Bố trí phòng họp

Trên cơ sở Lịch công tác của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí phòng họp và đăng tải thông tin trên Văn phòng điện tử căn cứ vào tính chất cuộc họp, số lượng đại biểu, khả năng phòng họp, khả năng phục vụ và theo thứ tự ưu tiên như sau:

+ Các cuộc họp do Bộ trưởng chủ trì;

+ Các cuộc họp do các Thứ trưởng chủ trì (ưu tiên thời gian cập nhật lịch công tác);

+ Các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ ủy quyền cho thủ trưởng đơn vị chủ trì;

+ Các cuộc họp của Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ;

+ Các cuộc họp của các Tổng cục, Cục, Văn phòng điều phối NTM Trung ương, Trung tâm, Ban Quản lý dự án và các đơn vị khác.

Thủ tục tổ chức họp của Bộ NN&PTNT như thế nào? Thủ tục đăng ký, sử dụng phòng họp do Văn phòng Bộ NN&PTNT quản lý ra sao? (Hình từ Internet)

Thủ tục tổ chức họp của Bộ NN&PTNT như thế nào?

Căn cứ theo quy định tiểu mục 9 Mục 1 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2202/QĐ-BNN-VP năm 2023 quy định thủ tục tổ chức họp của Bộ NN&PTNT quy định như sau:

- Bước 1. Duyệt chủ trương

Bộ trưởng quyết định chủ trương các cuộc họp:

+ Triển khai nhiệm vụ công tác của ngành; họp sơ kết, tổng kết toàn ngành đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác. Trường hợp phải xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ thì thực hiện theo quy định, Quy chế làm việc của Chính phủ;

+ Các cuộc họp chuyên đề về thực hiện chủ trương, chính sách thuộc phạm vi quản lý nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực phụ trách, ngoại trừ những nội dung đã được quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định 138/2016/NĐ-CP

+ Các cuộc họp giải quyết công việc của Bộ trưởng với địa phương;

+ Các cuộc họp do Bộ trưởng chủ trì.

Thứ trưởng quyết định chủ trương các cuộc họp thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, gồm: Giao ban khối; Họp, làm việc tại các đơn vị, địa phương; Hội nghị chuyên đề, tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác; Họp tham mưu tư vấn, họp giải quyết công việc; các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Thứ trưởng chủ trì.

Thủ trưởng các đơn vị quyết định các cuộc họp do Lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

- Bước 2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp

Sau khi chủ trương tổ chức cuộc họp được phê duyệt, đơn vị chủ trì xây dựng kế hoạch cụ thể trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt.

- Bước 3. Chuẩn bị nội dung họp

Đơn vị chủ trì chuẩn bị các tài liệu liên quan đến nội dung họp theo đúng yêu cầu và tiến độ đề ra, trong đó nêu rõ những nội dung cần trao đổi, tham khảo ý kiến hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp. Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngoài bản toàn văn phải có bản tóm tắt nội dung.

Đối với các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì, tài liệu họp phải trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt trước khi diễn ra cuộc họp 03 ngày làm việc; trường hợp phát sinh các cuộc họp đột xuất thì trình Lãnh đạo Bộ nội dung họp theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ chủ trì họp.

- Bước 4. Trình ký giấy mời họp

Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo giấy mời trình người có thẩm quyền ký theo quy định tại khoản 2 Điều 15 quy chế tổ chức các hội nghị, cuộc họp của Bộ Nông nghiệp và PTNT ban hành kèm theo Quyết định 5480/QĐ-BNN-VP năm 2020, cụ thể:

+ Trình Lãnh đạo Bộ ký giấy mời mời lãnh đạo cơ quan cấp trên; lãnh đạo các Bộ, ngành; lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; lãnh đạo các tổ chức quốc tế.

+ Trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng đối với cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì; hoặc trình Lãnh đạo đơn vị ký đối với cuộc họp được Lãnh đạo Bộ ủy quyền đối với giấy mời các sở, các đơn vị trực thuộc Bộ và các đối tượng khác.

- Bước 5. Gửi giấy mời

Văn phòng Bộ phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì hoặc đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp được Lãnh đạo Bộ ủy quyền trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc, trừ trường hợp đột xuất.

Trường hợp họp đột xuất, gấp có thể gửi thư điện tử công vụ, điện thoại, đồng thời với việc gửi bản chính có đóng dấu hỏa tốc.

Đối với những cuộc họp, làm việc đã bố trí trong lịch làm việc tuần của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ căn cứ vào lịch làm việc để tham dự đúng thành phần. Văn phòng Bộ chỉ phát hành giấy mời các đơn vị ngoài khối cơ quan Bộ.

- Bước 6. Xác nhận việc tham dự họp

Sau khi nhận được giấy mời họp, cơ quan, đơn vị và người được mời tham dự họp xác nhận việc tham dự với đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp qua thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân hoặc qua hệ thống liên lạc nội bộ của cơ quan.

- Bước 7. Tổ chức họp

Đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng Bộ chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã được duyệt; tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu; tổng hợp danh sách đại biểu báo cáo người chủ trì; theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì…

Đơn vị chủ trì thực hiện ghi Biên bản cuộc họp. Thời hạn hoàn thành biên bản chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp.

- Bước 8. Thông báo kết luận cuộc họp

Đối với những cuộc họp được chỉ đạo ban hành thông báo ý kiến kết luận, chậm nhất sau 05 ngày làm việc sau khi kết thúc cuộc họp, đơn vị chủ trì họp phải ra thông báo kết luận cuộc họp bằng văn bản, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện.

Thời gian thực hiện thủ tục tổ chức họp của Bộ NN&PTNT ra sao?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 9 Mục 1 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2202/QĐ-BNN-VP năm 2023 quy định thời gian thực hiện thủ tục tổ chức họp của Bộ NN&PTNT như sau:

- Đối với các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì, tài liệu họp phải trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt trước khi diễn ra cuộc họp 03 ngày làm việc.

- Gửi giấy mời đối với cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì hoặc đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp được Lãnh đạo Bộ ủy quyền: Trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc.