Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia ra sao?

Nội dung chính

• Cơ quan lưu trữ lịch sử là gì? Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm ra sao?
• Độc giả muốn sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Cơ quan lưu trữ lịch sử thì cần chuẩn bị hồ sơ gì?
• Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử ra sao?

Cơ quan lưu trữ lịch sử là gì? Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm ra sao?

Căn cứ Luật Lưu trữ 2011 về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ.

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 có định nghĩa về lưu trữ lịch sử như sau:

Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

Theo Điều 2 Thông tư 10/2014/TT-BNV, lưu trữ lịch sử bao gồm:

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư

- Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ

- Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2014/TT-BNV, người đứng đầu Lưu trữ lịch sử có các trách nhiệm sau:

- Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.

- Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu và đặc thù công việc của cơ quan Lưu trữ lịch sử.

- Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.

- Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan Lưu trữ lịch sử các quy định, biểu mẫu về thủ tục sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.

Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia ra sao? (Hình từ Internet)

Độc giả muốn sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Cơ quan lưu trữ lịch sử thì cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 5 Thông tư 10/2014/TT-BNV, người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.

Theo đó, khi muốn sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc thì độc giả phải chuẩn bị tài liệu theo khoản 3 tiểu mục I Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021 như sau:

- Một trong 03 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác);

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Mẫu số 01);

- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu (Mẫu số 02).

Hồ sơ nêu trên được lập thành 01 bộ. Cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ quốc gia, ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.

Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử ra sao?

Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử được thực hiện theo tiểu mục I Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021 như sau:

(1) Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ quốc gia, ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Độc giả đến sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia phải có Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

- Bước 2: Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào Sổ đăng ký độc giả; viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia phê duyệt.

- Bước 4: Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.

(2) Cách thức thực hiện

Cá nhân, tổ chức đến thực hiện trực tiếp tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

(3) Thời hạn giải quyết

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

(4) Lệ phí

Thực hiện theo Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.