Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu trong hệ thống Tòa án nhân dân? Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ gồm những nội dung nào?

Nội dung chính

• Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ tại cơ quan trong hệ thống Tòa án nhân dân?
• Người khai thác, lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm như thế nào?
• Quy định nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung chính gì?

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ tại cơ quan trong hệ thống Tòa án nhân dân?

Căn cứ Điều 32 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống tòa án nhân nhân ban hành kèm Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan như sau:

"Điều 32. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

1. Đối với người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan khai thác tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc phiếu mượn, phiếu yêu cầu ghi rõ mục đích khai thác và phải được phê duyệt của người có thẩm quyền.

b) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến Tòa án nhân dân khai thác tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị kèm giấy giới thiệu còn giá trị ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng và phải được cấp có thẩm quyền của cơ quan quản lý tài liệu đồng ý.

c) Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích riêng phải có đơn (xin sao tài liệu/trả lại tài liệu) nêu rõ mục đích sử dụng tài liệu, kèm chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu (còn thời hạn sử dụng), giấy ủy quyền hợp lệ (nêu có ủy quyền). Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu và phải được cấp có thẩm quyền của cơ quan quản lý tài liệu đồng ý.

2. Đối với người làm công tác lưu trữ

a) Khi tiếp nhận thông tin yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (từ nguồn văn bản đến, trên Hệ thống đăng ký trực tuyến cấp sao bản án hoặc tiếp nhận trực tiếp tại cơ quan), người làm công tác lưu trữ căn cứ nhiệm vụ, quyền hạn của mình vào số theo dõi đối với yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phê duyệt yêu cầu khai thác, từ chối khai thác hoặc trình người có thẩm quyền quyết định.

b) Khi giao và nhận hồ sơ, tài liệu phải kiểm tra chi tiết về tình trạng, số lượng, chất lượng, số trang hiện có trong mỗi hồ sơ cho khai thác, sử dụng và phải ghi vào sổ. Neu thấy hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát, rách nát phải lập biên bản và báo cáo ngay cho người có thẩm quyền giải quyết. Chỉ người có trách nhiệm bảo quản kho lưu trữ mới được vào kho lấy hồ sơ, tài liệu lưu trữ và làm thủ tục cho khai thác, sử dụng theo quy định.

c) Lập biên bản về việc giao nhận hồ sơ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ."

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu trong hệ thống Tòa án nhân dân? Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu luư trữ gồm những nội dung nào? (Hình từ internet)

Người khai thác, lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm như thế nào?

Căn cứ Điều 33 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống tòa án nhân nhân ban hành kèm Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và ngưòi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

"Điều 33. Trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và ngưòi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm phục vụ kịp thời, đúng đôi tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kế từ khi nhận được ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền, người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm giải quyêt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và thực hiện thu lệ phí theo quy định.

3. Các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc hệ thông Tòa án nhân dân; các cơ quan, tố chức và cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu; nghiêm chỉnh thực hiện Nội quy khai thác tài liệu và các quy định của cơ quan; nộp lệ phí theo quy định của pháp luật."

Như vậy, quy định về trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và ngưòi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như trên.

Quy định nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung chính gì?

Căn cứu Điều 34 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân nhân ban hành kèm Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định về Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung chính sau:

"Điều 34. Quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Các Tòa án nhân dân phải ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung chính sau:

a) Thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu theo giờ hành chính, trừ những trường hợp khẩn cấp;

b) Các loại giấy tờ cần xuất trình khi đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Không được mang theo những vật dụng dễ gây cháy, nổ khi khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

d) Người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và sử dụng hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của người làm công tác lưu trữ;

đ) Người đến khai thác, sử dụng không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu khi chưa được sự cho phép của người có thẩm quyền;

e) Người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu phải nghiêm chỉnh chấp hành các quy định có liên quan trong Nội quy ra vào cơ quan; Quy định về sử dụng hồ sơ, tài liệu; Quy định về phòng, chống cháy nổ của cơ quan.

3. Người làm công tác lưu trữ phải lập các loại sổ sách để quản lý, theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định"

Như vậy, căn cứ khoản 2 Điều 34 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân nhân ban hành kèm Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung được quy định như trên.