Thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thực hiện như thế nào? Hồ sơ thực hiện thủ tục gồm những gì?

Nội dung chính

• Tài liệu lưu trữ là gì? Có mấy hình thức sao tài liệu lưu trữ?
• Hồ sơ thực hiện thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ gồm những gì?
• Thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ được thực hiện ra sao?

Tài liệu lưu trữ là gì? Có mấy hình thức sao tài liệu lưu trữ?

Khái niệm tài liệu lưu trữ được định nghĩa tại khoản 3 Điều 2 Luật lưu trữ 2011 như sau:

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Theo đó, có thể hiệu tài liệu lưu trữ là những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ và có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

Căn cứ quy định tại Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BNV về việc sao tài liệu lưu trữ như sau:

Sao tài liệu

1. Tài liệu được sao dưới các hình thức: Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.

Bản sao tài liệu bao gồm: Bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.

2. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

3. Việc sao tài liệu do Lưu trữ lịch sử thực hiện.

Như vậy, tài liệu lưu trữ được sao dưới các hình thức sau:

- Sao chụp nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.

- In từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.

Thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thực hiện như thế nào? Hồ sơ thực hiện thủ tục gồm những gì? (Hình từ Internet)

Hồ sơ thực hiện thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 tiểu mục II Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021. Hồ sơ thực hiện thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ gồm:

Phiếu yêu cầu sao tài liệu;

- Bản lưu bản sao tài liệu.

Các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu cấp bản sao thực hiện lập hồ sơ nêu trên thình 01 bộ.

Thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ được thực hiện ra sao?

Thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ hiện nay được thực hiện theo tiểu mục II Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021. Cụ thể bao gồm những nội dung sau:

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu;

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia phê duyệt;

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu, sau đó trả bản sao tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.

Trong đó:

- Cách thức thực hiện

Cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

- Thời hạn giải quyết

Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu cho độc giả theo quy định của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu cấp bản sao và chứng thực lưu trữ.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực lưu trữ.

- Phí

Thực hiện theo Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư 275/2016/TT-BTC. Cụ thể như sau:

Trong đó:

+ Mức phí phô tô tài liệu khổ A3 bằng 2 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

+ Mức phí phô tô tài liệu khổ A2 bằng 4 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

+ Mức phí phô tô tài liệu khổ A1 bằng 8 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

+ Mức phí phô tô tài liệu khổ A0 bằng 16 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4.