Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy như thế nào?

Nội dung chính

• Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy như thế nào?
• Xác định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy dựa trên căn cứ nào?
• Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy được thực hiện như thế nào?

Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy như thế nào?

Ngày 15/11/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.

Theo đó, Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy bao gồm quy trình; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng phục vụ chỉnh lý tài liệu.

Thông tư 16/2023/TT-BNV áp dụng đới với cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy.

Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy như thế nào? (Hình từ internet)

Xác định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy dựa trên căn cứ nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật như sau:

Định mức kinh tế - kỹ thuật

1. Căn cứ xác định định mức kinh tế - kỹ thuật bao gồm: Quy trình chỉnh lý tài liệu; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng; hệ số phức tạp.

2. Định mức kinh tế - kỹ thuật thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (hệ số 01) áp dụng Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Định mức kinh tế - kỹ thuật thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu (hệ số 01) áp dụng Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.

4. Hệ số phức tạp áp dụng Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì căn cứ để xác định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nên giấy gồm có các căn cứ sau:

- Quy trình chỉnh lý tài liệu;

- Định mức lao động;

- Định mức máy móc thiết bị;

- Định mức công cụ dụng cụ;

- Định mức vật tư, văn phòng phẩm;

- Định mức tiêu hao năng lượng;

- Hệ số phức tạp.

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy được thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Chương II Phụ Lục I ban hành kèm theo Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).

Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).

Bước 5: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.

Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

- Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ:

+ Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;

+ Biên soạn tiêu đề hồ sơ;

+ Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;

+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;

+ Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.

- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ:

+ Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);

+ Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);

+ Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.

Bước 7: Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản.

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.

Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.

Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.

Bước 11: Biên mục hồ sơ

- Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;

- Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

- Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.

Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

Bước 16: Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.

Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.

Bước 19: Lập mục lục hồ sơ

- Viết lời nói đầu;

- Biên soạn, in và đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ).

Bước 20: Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại

- Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;

- Viết thuyết minh tài liệu loại.

Bước 21: Kết thúc chỉnh lý

- Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;

- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

Thông tư 16/2023/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/01/2024.