Thế nào là dấu giáp lai? Sử dụng dấu giáp lai thế nào là đúng cách? Ngoài dấu giáp lai thì các loại dấu khác đóng thế nào?

Nội dung chính

• Thế nào là dấu giáp lai?
• Sử dụng dấu giáp lai thế nào là đúng cách?
• Ngoài dấu giáp lai, các loại dấu khác đóng thế nào?
• Nhà nước quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như thế nào?

Thế nào là dấu giáp lai?

Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Khi đóng và sử dụng con dấu giáp lai như vậy góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Tức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là trong trường hợp khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì hiện nay, chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Các văn bản đóng dấu giáp lai thường nhằm mục đích:

- Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.

- Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.

Thế nào là dấu giáp lai? Sử dụng dấu giáp lai thế nào là đúng cách? Ngoài dấu giáp lai thì các loại dấu khác đóng thế nào? (Hình từ Internet)

Sử dụng dấu giáp lai thế nào là đúng cách?

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về sử dụng dấu giáp lai cụ thể như sau:

"Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử."

Như vậy, cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất là đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu đóng không quá 05 tờ.

Ngoài dấu giáp lai, các loại dấu khác đóng thế nào?

Đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Trong đó, Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cách đóng dấu chữ ký cụ thể như sau:

+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Đóng dấu treo

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về cách thức đóng dấu treo cụ thể rằng cách thức đóng dấu treo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

Nhà nước quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như thế nào?

Đối với quy định về Nhà nước quản lý con dấu thì tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

"Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật."

Trên đây là một số thông tin chúng tôi cung cấp gửi tới bạn. Trân trọng!